¿Un sistema de gestión tiene que ver con algo informático? 💻¡Nooo!. ¿Entonces qué es?
Antes de iniciar, vamos a darte una pequeña introducción:
Conceptos básicos.
Un Sistema de Gestión conecta todos los elementos de una organización de la misma forma que el cuerpo humano conecta todos sus órganos. Cuando un órgano del cuerpo falla, todo el cuerpo se siente mal y no solo esa parte. Bajo esa misma premisa, la adopción de un sistema de gestión promueve el trabajar en unidad con el fin de un solo resultado: «mantener el cuerpo sano».
En este sentido, la incorporación de un sistema beneficia a la empresa pues no hay división entre áreas y se trabaja por un mismo bien, cada parte haciendo la función que le corresponde.
Según lo define la norma ISO 9000, un sistema de gestión es el conjunto de elementos de una organización que se combinan para cumplir los objetivos de una organización. Esta mágica combinación permite:
Comunicación eficaz: Facilita la comunicación entre procesos y permite botar cualquier barrera de comunicación que exista entre diferentes áreas de trabajo.
Control por procesos y no áreas: El control de la alta dirección se hace en base a procesos y no áreas como tal. Mira la diferencia entre estos enfoques horizontal y vertical:
Para un jefe o gerente es más fácil controlar a líderes de procesos que a jefes y subjefes de áreas. Además con esta imagen podemos afirmar el punto anterior, la comunicación entre procesos es mucho más fácil que por áreas.
Procesos eficaces y eficientes: cuando implementamos un sistema de gestión, los procesos se vuelven más eficaces y eficientes. Pero antes de profundizar, un pequeño recordatorio:
Eficacia: Grado en que se logran las actividades planificadas y se logran los recursos planificados.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Fuente: ISO 9000:2015
En la medida en que se implementa un sistema de gestión, se establece una gestión por procesos que permite planificar las actividades. Al planificar, se establecen diferentes recursos: humanos, equipo y herramientas, infraestructura y financieros, que facilitan la ejecución de las actividades, evitando reprocesos, retrabajos y pérdidas de tiempo.
Como lo indica el vídeo, el alcance de los procesos suele ser tan extenso como lo desee la organización. Generalmente este alcance se recopila en un manual.
Satisfacción del cliente 100%: Como en todas las organizaciones, en PROCEM fomentamos que nuestros clientes estén lo más satisfechos posibles con nuestros servicios. Y es algo que en muchas ocasiones es difícil lograr. Pero con un sistema adecuado de gestión es posible.
Si ves en la imagen anterior, hemos colocado este enunciado en la punta. Es decir que una vez implementas procesos eficaces y eficientes, ejecutas un control por procesos y la gente se comunica de forma más eficaz, el resultado siempre será la satisfacción y fidelización de tus clientes.
Es importante marcar un diferenciador de la competencia y con un sistema de gestión puedes lograrlo.
¿Cómo implementar un Sistema de Gestión en mi negocio?
Muy fácil. Llamas a PROCEM Consultores y hará todo por ti 😆. Pero como también queremos apoyar a tu negocio, vamos a darte algunos pasos que debes seguir para implementar un sistema de gestión:
1. Capacitar a tu personal.
Sabemos que la implementación de este proyecto y el manejo de nuevos conceptos puede resultar ser abrumador para todos en una empresa. Es por eso que recomendamos que lo primero sea entrenar al personal, acerca de los cambios que se acercan y como aplicarlos en su trabajo.
2. Elaborar un plan de actividades.
Como los piratas, si no tienes un mapa no podrás encontrar el tesoro 💎. De igual manera, al implementar un sistema de gestión es necesario llevar a cabo una planeación de actividades que te permitan implementarlo.
Sabemos que al principio podrá sonar como si son actividades adicionales. Sin embargo, a medida se vaya implementando el sistema, dichas actividades se incorporarán al día a día.
Es como cuando alguien quiere bajar de peso. Al principio cuestan cada uno de los ejercicios 🏋🏻♂️ y dietas que hacer 🥗. Pero al final, se vuelve una rutina y hasta hace falta cuando no lo haces. De la misma forma que ejercitar el cuerpo, la implementación de un sistema de gestión resultará en beneficios grandes para la empresa, ya que la mantendrá sana y durará mucho más tiempo.
3. Ejecutar las actividades planeadas y medir su eficacia.
Tal y como lo hemos mencionado, un sistema de gestión se basa en una gestión por procesos. La gestión por procesos promueve elaborar nuestras actividades según el ciclo de Edward Dheming o el también llamado P-H-V-A.
Esto quiere decir:
Planeamos las actividades por hacer, las ejecutamos, verificamos los resultados que obtuvimos al ejecutar dichas actividades y actuamos o mejoramos lo que no salió según lo planificado.
Muchas de las empresas que han implementado este modelo de gestión por procesos pueden dar testimonio de su efectividad. Pues de esta forma, se organizan para lograr la satisfacción de los clientes.
Una parte esencial en todo sistema de gestión es la de medir. Recuerda que lo que no se mide, no se puede mejorar.
Otro pilar de la gestión por procesos es la mejora continua. Pues si te fijas en el dibujo arriba, la última parte es la de actuar. Esto no es más que verificar lo que no salió como planeamos y aplicar las mejoras. Así, este modelo permite que podamos equivocarnos o corregir en lo que fallamos para mejorar. 😍 ¡Genial!, ¿no crees?.
Una vez implementado y corriendo el sistema de gestión, puede certificarse bajo una norma internacional escogiendo una o varias disciplinas. Por ejemplo, la gestión de calidad o medioambiental.
Como ves, un Sistema de Gestión, puede parecer difícil, pero en realidad es ordenar lo que ya estamos haciendo. Si quieres que te apoyemos a implementar el tuyo, por favor ¡contáctanos! será un verdadero gusto apoyar tu organización.