¿Para qué planificar mis actividades?

Conoce en este post, la importancia de planificar tus actividades y cómo debes hacerlo.

¿Planificar mis actividades? ¿Para qué? si ya sé todo lo que tengo que hacer?. “Llevo años en este trabajo y ya sé como se maneja todo, no necesito planificar”.

Como planificar mis actividades para ser más eficiente y eficaz

Afirmaciones como estas son muy comunes en organizaciones de todo tipo. Hoy en día, la planificación se considera como un sinónimo de burocracia pero ésta es de gran ayuda si la sabes utilizar a tu favor. Antes de iniciar, déjanos contarte una historia:

“La lechera”

“Había una vez una lechera que llevaba un cubo de leche recién ordeñada y caminaba hacia su casa soñando despierta.

Como esta leche es muy buena, – se decía – dará mucha nata.

Batiré muy bien la nata hasta que se convierta en una mantequilla blanca y sabrosa, que me pagarán muy bien en el mercado. Con el dinero, me compraré un canasto de huevos y, en cuatro días, tendré la granja llena de pollitos. Cuando empiecen a crecer, los venderé a buen precio. Y con el dinero que saque me compraré un vestido nuevo. Cuando lo vean, todas las chicas del pueblo se morirán de envidia. Me lo pondré el día de la fiesta mayor, y seguro que el hijo del molinero querrá bailar conmigo al verme tan guapa.

La lechera comenzó a menear la cabeza para decir que no (en señal de negatividad), y entonces el cubo de leche cayó al suelo. Así que la lechera se quedó sin nada: sin vestido, sin pollitos, sin huevos, sin mantequilla, sin nata y, sobre todo, sin leche. Sin la blanca leche que le había incitado a soñar”.

Tomado de: www.tribunasalamanca.com 

Conclusión: la lechera había planificado todo en su mente, y ante un suceso inesperado, no fue posible lograr su meta. Si tal vez hubiera escrito en todo lo que pensó, hubiera determinado las actividades y les hubiera añadido un tiempo para llevarlas a cabo. Ante un riesgo o suceso inesperado, realizar acciones de contingencia para ejecutar un plan B, y alcanzar siempre su objetivo de enamorar al hijo del molinero.  😉

¿Para qué planificar mis actividades?

Bien, entremos en materia. Empecemos primero definiendo lo que es y NO es Planificación.

Planificar no es:

  • Registrar todas las actividades que hago, como un diario.
  • Solamente enlistar actividades de lo que debo hacer.
  • Un reporte de actividades y la fecha en la que debo hacerlo.
  • Llevar un calendario.
  • Anotar los pendientes por hacer.

Planificar es entonces:

  • Definir un objetivo a lograr, enlistando las actividades para lograrlo, así como el tiempo de inicio y finalización para cada una de las actividades. Finalmente, detallando los recursos a utilizar. 

Planificar tus actividades te permite alcanzar tus objetivos de una manera más ágil, asignando un responsable para cada actividad. Determinando también, tiempos planificados y reales y volverte más eficiente. El tiempo puede cambiar, por eso en nuestra planificación debemos estimar las fechas y modificarlas ante cualquier eventualidad.

¿Te imaginas salir de tu trabajo todos los días a la hora de salida y no quedarte más tiempo? Con una adecuada planificación puedes hacerlo.

En la imagen abajo te detallamos los elementos que debe llevar una buena planificación:

Ejemplo de para qué debo planificar mis actividades

Si te fijas en la imagen, generalmente ponemos dos columnas: el estimado y el real. Ya que, la planificación nunca debe ser estática sino modificarse constantemente. También, agregamos un estado de las actividades, ya que si debes enviarle la planificación a tu superior o jefe esté enterado del status.

¿Qué debo planificar?

Ya vimos que planificar no es llevar un diario, sino registrar todas aquellas actividades que te ayudan a cumplir un objetivo, asignando los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Ahora, ¿qué debes planificar?

Pongamos un ejemplo. Supongamos que en nuestra oficina tenemos una empleada llamada Marta. Marta, es asistente administrativa y lleva 5 años en el puesto. Sus funciones y responsabilidades son:

  • Atender el teléfono.
  • Recibir a clientes y proveedores. 
  • Actualizar y darle mantenimiento a la base de datos de clientes y proveedores.
  • Hacer las minutas de los puntos acordados en las reuniones.
  • Manejar el archivo de la oficina.
  • Entregar reportes a Gerencia.

¿Qué podría planificar Marta?. Bueno, primero determinemos su objetivo: Ser más eficaz en su gestión. Su planificación podría verse más o menos así:

planificar mis actividades - ejemplo real

 

Después de ver este ejemplo podemos observar: 

  1. Se especifica claramente el objetivo de Marta para el mes de Septiembre. Nota: En este caso, se ha planificado por mes, pero tu puedes hacerlo semanalmente o cada tres meses. Todo dependerá del giro de tu negocio.
  2. Las actividades enlistadas son las que dan valor a su gestión.
  3. La planificación se ha modificado, ya que hay fechas que no ha logrado cumplir. 
  4. Hay diferentes responsables de ejecutar cada actividad o responsables de brindar los insumos para que Marta ejecute.
  5. Se detallan los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades.
  6. Se han agregado actividades adicionales a sus funciones y responsabilidades (Actividad #9), por lo que es necesario incluirlas en la planificación para que no interfiera con sus pendientes.
  7. La codificación por color brinda un mejor resumen de lo eficaz y eficiente que ha sido Marta en su gestión.

Con esta planificación Marta puede irse a la hora exacta de salida y llegar a tiempo para cocinar la cena y jugar con sus hijos. Tiene calidad de vida en el trabajo y en la oficina 🙂 

Así que, la próxima vez que pienses que la planificación es burocracia, vuelve a leer este artículo y demuéstrate lo contrario. 

¡Feliz planificación!
Creamos un vídeo en nuestro canal de Youtube para explicarte un poco más la planificación.

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