La comunicación organizacional es tan importante, que hasta la ISO 9001:2015 ha establecido una cláusula para la misma.
La comunicación es vital para que en una empresa exista trabajo en equipo, buen ambiente laboral, y personal motivado. Sin embargo, hoy en día, la comunicación organizacional se ha visto reducida a simples whatsapps y chats, con los que pretendemos dar a conocer nuestras necesidades. ¿Cierto o no? Los whatsapp son muy funcionales pero vagos en su contenido. Sobretodo, porque no reflejan las emociones verdaderas de las personas. Tu me dirás… ¿y los emoji? 😃😂😍 mmm talvez. Pero la comunicación organizacional va un paso más allá que un simple emoticon, implica sobretodo el trato personal.
La comunicación organizacional involucra también una retroalimentación de todas las partes interesadas. Así como también definir el mensaje que se debe comunicar, a quien y cómo hacerlo; tal como lo indica la ISO 9001:2015.
- Mensaje: Debe ser conciso y claro, de tal forma que no existan sesgos en la información transmitida.
- A quién comunicarlo: Es necesario definir a las personas a quienes les vamos a comunicar los mensajes.
- Cómo comunicarlo: Establecer las vías para notificar el mensaje.
- Cuándo comunicarlo: En que momento se comunicará. Aquí te puedes auxiliar con una planificación.
Cómo fomentar la comunicación organizacional
Si has diagnosticado que tu empresa puede padecer del síntoma «incomunicatus totalus» 😂, vamos a darte algunas claves para curar esta enfermedad.
Pero antes, quisiéramos contarte una anécdota de uno de nuestros clientes:
«En una organización con la que trabajamos existían los llamados: feudos, o islas. Es decir que cada área trabajaba por su cuenta, y cuándo un proceso se interrelacionaba con el otro, solamente se comunicaban por correo. Tenían evidencia, en caso alguien se equivocara, y nunca enfrentaban las situaciones en persona. Llegamos a un punto en el que nos solicitaban a nosotros que fuéramos intermediarios, a fin de evitar conflictos.
En ese momento tomamos acción, y empezamos a fomentar el trabajo en equipo. Capacitando a todas las áreas juntas y colocando objetivos en común. Después de llevar a cabo estas acciones, podemos decirles que el resultado fue satisfactorio. No solo se rompieron los feudos, sino que en su auditoría de certificación, los auditores dijeron que se respiraba en la organización el trabajo en equipo. 😄 Estábamos fascinados de las maravillas que logra la comunicación organizacional. (Y además salieron con cero no conformidades por ponerse de acuerdo unos con otros!!!)
Como moraleja, la comunicación puede traer a tu empresa múltiples beneficios si empiezas a promoverla.
Bien… entonces ¿Cómo lo hago?
El primer paso para impulsar la comunicación, es que el gerente promueva la iniciativa. Una vez esta persona tome conciencia de los beneficios que trae comunicar, transmitirá ese sentimiento a todo el personal a cargo. Cuando el gerente empieza a comunicarse eficazmente con su personal, brinda un acercamiento «personalizado», de tal manera que recibirá una respuesta directa de sus colaboradores y no solo una notificación de alguien más. Es sumamente importante que la persona que esté a cargo del negocio, dedique su tiempo a estar en constante comunicación con su personal. Además debe asegurarse que el mensaje es comprendido por el receptor.
Uno de los beneficios más grandes del acercamiento de un líder con su equipo es la fidelización que ellos alcanzarán con la empresa. La comunicación también debe involucrar «palmaditas en la espalda», felicitaciones al personal y correcciones en los casos que aplique.
Veamos un ejemplo de una mala comunicación por parte de un líder:
¿Has visto Titanic? 🚢 ¿la historia romántica de amor entre Jack y Rose? Pero hoy no queremos enfocarnos en eso.
Por si no lo sabías… el Capitán del barco, Edward Smith, recibe una alerta por telégrafo que hay icebergs en la ruta por la que se dirige el barco hacia New York. El hace caso omiso y no comunica a nadie de su personal, dado que consideró el tenía la suficiente expertise para evitar este tipo de accidentes. Y ya sabemos cual fue el resultado. El no comunicar hizo que su barco se hundiera.
Si por el contrario, hubiera informado a su equipo, entre todos hubieran arreglado la situación y la historia pintaría diferente. Un ejemplo que nos lleva a reforzar la importancia de la comunicación y que nace desde la alta dirección. Gerentes y Jefes, tomar nota ✍.
Esto nos lleva al segundo paso: establecer los tipos de comunicación que se manejarán en la organización. Es necesario clasificar la comunicación, ya que no todos los colaboradores deben saber todo. PROCEM te propone tres ejemplos para que empieces a clasificar tu comunicación:
Empresarial:
Aquella que debe ser notificada a cada uno de los colaboradores. Por ejemplo: cumpleaños, nuevo personal que ha ingresado, requerimientos o derechos de los empleados, etc. La vía como comunicarla debe ser de acuerdo a la cultura de cada empresa, algunos ejemplos son carteleras o correos internos.
Corporativa:
Es toda aquella que se maneja a nivel de junta directiva como: los planes estratégicos, aprobación de presupuesto, inversiones, etc. La misma debe de resguardarse a fin de evitar su posible divulgación entre todo el personal.
En Crisis:
como su palabra lo indica, es toda aquella que en momentos de calamidad, indica los procedimientos de comunicación a seguir. Por ejemplo: cuando exista la pérdida de un cliente, o ante algún fenómeno natural. Debe existir una vía para comunicar este tipo de mensajes dependiendo del suceso de crisis.
Puede que esto ya lo hagas sin necesidad de clasificarla, está bien. El punto es realizar un ordenamiento de las ideas que se van a transmitir a los receptores designados. Por cada uno de esos tipos de comunicación, debemos establecer, quién, cuándo, cómo y dónde se comunicará. De esta forma, en caso de ausencia del responsable, alguien más estará enterado de los procedimientos a seguir.
¿Qué otros tipos de comunicación conoces? Déjanos saber en los comentarios abajo.
El tercer paso o tip para fomentar la comunicación es integrar a las áreas. Para lograr los resultados deseados en la empresa, es necesario tener un objetivo en común. Así cada área se esforzará por lograr su indicador y se apoyarán unos con otros. Otra idea para integrar a las áreas es tener una reunión en común por lo menos una vez al mes, para estar enterados de la situación de cada departamento y como contribuye el desempeño de cada uno a la empresa.
También, pueden realizar actividades fuera de la oficina, como un team building. Te dejamos en el link varias ideas como unir y motivar a tus colaboradores. Este tipo de actividades no solo motivan sino que fidelizan al empleado con su lugar de trabajo. Déjanos tu opinión en los comentarios abajo cuál de estas actividades te gustaría hacer en tu empresa.
Sea cual sea la acción que tomes en la empresa, lo importante es comunicar para lograr mejores resultados.
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