ISO 19011:2018 – Guías para auditar Sistemas de Gestión.
Si naciste en los años 80´s, lo más probable es que conozcas al Inspector Gadget. Se basaba en una caricatura sobre un inspector, que tenía muchas herramientas pegadas a su cuerpo, terminaba siendo como un robot. Hacemos esta referencia, porque muchas veces los auditores de los sistemas de gestión, tenemos que contar con disposición de muchas herramientas para llevar a cabo nuestro trabajo. Terminamos siendo una especie parecida a nuestro amigo del dibujo.
Bajo esta premisa, la ISO ha actualizado la nueva versión del estándar que brinda una guía para los auditores de Sistemas de Gestión: la ISO 19011:2018. Con nuevas herramientas que apoyarán a los auditores, la norma incorpora los requisitos de las nuevas versiones actualizadas de estos últimos años.
Contenido de la ISO 19011:2018
Al igual que su versión anterior, esta nueva norma cuenta con 7 capítulos:
Para una mejor introducción sobre esta norma, mira el vídeo que hicimos en nuestro canal de Youtube. 👆
Veremos una a una en grandes rasgos:
1. Alcance, 2. Referencias Normativas y 3. Términos y definiciones.
Decidimos unir estas tres porque son cortas y fáciles de comprender.
El alcance de esta norma es proporcionar una guía para conducir auditorías internas o externas a empresas que tengan implementado sistemas de gestión. A la vez, proporciona una guía para manejar programas de auditoría.
En esta norma, al igual que en su versión anterior no hay referencias normativas. También, posee un amplio glosario que contempla los términos y definiciones relativos a la auditoría.
En esta nueva versión, se incorporan 7 nuevos términos: efectividad, desempeño, proceso, requisito, evidencia objetiva, auditoría combinada y auditoría colectiva.
4. Principios de Auditoría
La norma ha mantenido los mismos principios de auditoría aplicables a los auditores, adicionando el siguiente: enfoque basado en el riesgo. Esto se refiere con que un enfoque de auditoría debe considerar los riesgos y oportunidades en las auditorías a realizar. Además que este enfoque debe influenciar en la planificación y conducción de una auditoría, así como en los reportes.
La norma, establece este enfoque con el objetivo que las auditorías se centren en asuntos que sean de especial relevancia para el cliente de la auditoría. Así como también para lograr los objetivos de la auditoría.
5. Manejo de un programa de auditoría
El programa de auditoría debe establecerse considerando si se va a auditar uno o más sistemas de gestión. Tomando en cuenta, que ahora las normas traen incorporada la estructura de Alto Nivel.
La extensión del programa de auditoría variará, dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa. Así como también, considerando los procesos que la conforman. A la vez, los riesgos y sus oportunidades, y la madurez del mismo Sistema.
Esta nueva versión, también incluye considerar la complejidad del Sistema de Gestión, considerando si sus funciones son manejadas por proveedores externos o lideradas por otras organizaciones. Debe prestarse especial atención en las auditorías cuando se tomen decisiones importantes para el sistema.
En la siguiente imagen, se muestra el manejo de un programa de auditoría:
No te explicaremos todas las cláusulas, porque preferimos que nos llames para capacitarte 😉. Lo que sí haremos es contarte algunas de las novedades. Como lo son:
- Clasificar cada una de sus cláusulas dentro del ciclo P-H-V-A. Si estás certificado bajo un estándar recientemente actualizado (ISO 9001:2015 o ISO 14001:2015) conocerás que este es uno de los principales pilares en los que se enfocan estas normas. Pues, de la misma forma, esta nueva versión de la ISO 19011:2018 considera este proceso de la mejora continua.
- Incluir la consideración de riesgos y oportunidades. La norma hace énfasis que los auditores internos de un Sistema de Gestión, deben considerar los riesgos asociados al programa, a fin de minimizarlos y convertirlos en oportunidades.
- Consideración de las necesidades de las partes interesadas. Es importante que se consideren las necesidades de las partes interesadas en la elaboración del programa, a fin de garantizar siempre su satisfacción. También es importante tomar en cuenta las decisiones estratégicas por parte de la alta dirección.
6. Conducir una auditoría
Al igual que hemos ilustrado en el dibujo, la cláusula 6 de esta nueva versión está interrelacionada con su predecesora. Esta cláusula insta en asegurar que los auditores planifiquen todas sus actividades previo a ejecutarlas.
Una de las novedades de esta cláusula, es que cuando los auditores inicien las auditorías, deben solicitar información relevante para asegurar que los auditados aborden los riesgos relevantes a su procesos. A la vez, garantizar que se determinen los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
Si observas el dibujo, podrás notar que la parte del seguimiento de la auditoría está punteada. El motivo es que la norma indica que dependiendo de los resultados, los auditados deben asumir sus correcciones o mejoras. Determinando un tiempo específico para resolverlo. Una vez se implementen estas acciones de debe verificar si cierran las no conformidades y oportunidades de mejora. El éxito del cierre se basa en la comunicación entre auditado y auditor.
7. Competencia y evaluación de los auditores.
«Lo que no se mide no se puede mejorar».
La evaluación, es una de nuestras partes favoritas. Ya que, como lo indica la frase, brinda la pauta para seguir mejorando.
En el caso de los auditores, la norma insiste en determinar cómo debe ser la competencia de aquellos que proporcionan validez y confianza al Sistema de Gestión.
Dependiendo del sistema de gestión a auditar, debe considerarse el curriculum de cada auditor. A la vez, considerar, su experiencia, habilidades y entrenamiento. Es importante que a la hora de seleccionar un auditor específico, este conozca los riesgos y oportunidades asociadas al Sistema de gestión por auditar.
También el efecto de una evaluación fomenta al auditor a continuar mejorando en su desempeño. Lo que recomendamos en PROCEM, es hacer una evaluación a los auditores por lo menos una vez al año. De esa forma, mejoran sus técnicas y su desempeño.
Y ahí lo tienen amigos, las 7 nuevas cláusulas de esta norma y sus novedades. Esperamos que pronto refresques los conocimientos de tus auditores con la nueva versión de esta norma.