Conoce los pasos para llevar a cabo tu proceso de transición a la ISO 9001:2015.
Todo en la vida cambia, y en esta ocasión la Organización Internacional de Estándares (ISO) no se quedó atrás. Es hora de llevar a cabo la transición a la ISO 9001:2015.
En esta nueva versión, se incluyen cambios que benefician a las empresas por un involucramiento clave de la alta dirección y un manejo de los riesgos organizacionales. Uno de los cambios significativos es que desaparece la figura del Representante de la Dirección (RD). Ahora, se empoderan a los líderes de cada uno de los procesos a ser los responsables de la gestión y mejora de sus procesos. Sobretodo, a presentar los resultados para que sean evaluados y revisados por la alta dirección.
Otro de los cambios más significativos ha sido la incorporación de la Estructura de alto nivel; alineando el contenido de las diferentes normas publicadas en su más reciente versión. Así que, las empresas pueden certificarse bajo uno o más estándares mundiales siguiendo un mismo «esqueleto» de información documentada o manual. ¿Te imaginas qué tan competitivo puedes ser adoptando más de un estándar internacional?
Bien, entrando en materia de transición de la ISO 9001:
El IAF (International Acreditation Forum) ha definido que el período de transición ocurra dentro de 3 años, posterior a la publicación de la norma:
Quiere decir que las empresas certificadas tienen hasta Septiembre 2018 ⏰ para llevar a cabo su transición.
¿Qué pasos debo seguir para llevar a cabo la transición?
PROCEM Consultores te propone estos pasos para que inicies la transición a la ISO 9001:2015
1) Planificar las actividades necesarias para la transición
En este punto te puede ayudar una firma consultora o tu auditor líder. Debes empezar a enlistar todas las actividades a llevar a cabo para la transición, empezando a con identificar en primer lugar las brechas que tiene tu SGC, de conformidad con el nuevo estándar.
Una vez identificadas esas brechas, empieza a planificar tus actividades, estableciendo una fecha de inicio y finalización; así como las personas responsables de llevarlas a cabo.
Funciona muy bien si utilizas esta guía.
2) Capacita a tu personal.
Con los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015. Debes asegurarte que tu personal conozca los principales cambios, los nuevos requerimientos y las modificaciones a realizar en su proceso. La ISO nos ha facilitado una matriz de correlación entre las diferentes cláusulas de la norma para una mejor comprensión.
En esta capacitación podrán tomar ciertas decisiones:
- ¿Mantenemos a nuestro RD o empoderamos a los líderes?
- ¿Qué metodología aplicaremos para planificar las acciones para abordar los riesgos?
- ¿Cómo evaluaremos a nuestros proveedores?
No te preocupes que estas respuestas te las irás respondiendo a medida que tu consultor te apoye en el proceso.
3) Modificar la información documentada
Una vez capacitado el personal, debes actualizar la información documentada, en base a los nuevos requerimientos de la ISO 9001:2015. La nueva norma no exige un manual de calidad pero sí una información documentada que esté disponible para todo el Personal involucrado en el SGC. ¿Puedes seguir utilizando el manual de calidad? Por supuesto que sí! únicamente modificando los requerimientos en esta nueva versión.
Una vez actualices tu documentación, capacita a tu personal en tu manual. Recuerda que hay varios cambios y que con este entrenamiento reforzarás los conocimientos de tus colaboradores en la norma.
También debes asegurarte que esta nueva información sea comprendida por todos tus colaboradores y esté accesible a los mismos.
Nota que un cambio importante en esta versión, es la incorporación de los objetivos estratégicos de la compañía como base del alcance del SGC.
Este cambio debe ser reflejado también en tu información documentada. 😉
4) Mide tu nuevo SGC
Una vez actualizada tu información, sigue la medición. En PROCEM Consultores te recomendamos que formes nuevamente a tus auditores internos. Al refrescar sus conocimientos, basados en la nueva norma, su desempeño será espectacular. Te recomendamos que tomes insumos de la 19011:2018 que está en proceso de ser aprobada.
Ahora, empieza a construir tu plan y programa de auditoría, para que empiecen a auditar los procesos. Recuerda que no debes asustarte cuando en la primera vuelta, te salgan muchas no conformidades, lo importante es que los auditores internos logren identificarlas antes del certificador.
Luego, que cada líder de proceso, en conjunto con sus participantes empiece a trabajar en resolver las no conformidades de su proceso y oportunidades de mejora.
Seguido de las auditorías, o en combinación, debes empezar a medir tus objetivos por medio de KPI´s que permitan generar eficiencia y eficacia del proceso. Los objetivos deben ser SMART.
A la vez, debes asegurarte de la satisfacción de tus clientes 😍, después de todo para ellos es que se implementa un SGC. Establece los métodos para medir el grado de satisfacción con tus productos y servicios; y también los aspectos en los cuales pueden mejorar como negocio. Este punto es vital, sobretodo porque crea una relación de acercamiento con tus clientes. No dejes para el final del año las encuestas de satisfacción, pregúntales constantemente sus expectativas y necesidades para fidelizarlos.
En este punto, es esencial el rol de la Alta Dirección, que funja como apoyo al desempeño y desarrollo de la eficacia del SGC de tu negocio.
Como parte de la medición, también establezcan nuevos aspectos de mejora para incluirlos como indica el capítulo 10 de la norma. Acuérdate que todo es parte de buscar poco a poco la excelencia para alcanzar las expectativas de los clientes, y cuando sea posible superarlas.
5) Prepárate para la auditoría de certificación bajo el nuevo estándar.
Una vez el auditor líder valide el estado de la organización ante el estándar implementado, es hora de que te prepares para la auditoría de certificación. Usa nuestros tips como ayuda.
¡Y ya está! no es tan complicado como piensas. Como mencionamos anteriormente, esta nueva norma trae muchos beneficios que apoyarán a tu empresa.