Como prepararte para una auditoría

¿Cómo estar preparado para una auditoría?

Si ya te han hecho una auditoría, seguramente ya has experimentado miedo, pánico y nervios. Pareciera que los auditores son “como zombies” que vienen a devorarnos. 

Pero no tiene que ser así…

En este artículo te enseñaremos, desde nuestro punto como auditores certificadores, la forma para estar preparado ante una auditoría, ya sea esta interna o externa.

La ISO 9000 nos brinda una definición amplia:

“La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas, de manera objetiva”.

En otras palabras, el auditar los procesos ayuda a la organización a validar que lo que está escrito se está cumpliendo. Son una herramienta eficaz y fiable, para dar información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

Algo que queremos aclararte es que las auditorías se hacen a los procesos y no a las personas. Es decir que cuando se encuentran no conformidades, las mejoras a aplicar, será a tu proceso, SIEMPRE.

auditoría de procesos

¿Cómo estar preparado para una auditoría?

Bien, entremos en materia. Te vamos a revelar algunos secretos, 😆 así que debes prometernos que los pondrás en práctica.  Estamos seguros que si sigues estos tips dominarás tu próxima auditoría. Ok… comencemos:

TIP #1. Relájate

Suena divertido, pero es nuestro primer consejo. Recuerda que el auditor es tu amigo y viene a apoyar a tu proceso. Es normal que te pongas algo nervios@, sin embargo te recomendamos que respires profundo y recuerda que todo lo que encuentre te servirá de ayuda para mejorar. Adicionalmente, recuerda recibir a tu auditor con una actitud positiva y de apertura, dales tu tiempo y sé empático con ellos. Siempre es bueno empezar a charlar 1 ó 2 minutos con ellos antes de entrar en materia para que sepan que cuentan con tu atención.

TIP #2. Contesta únicamente lo que te preguntan.

Muchas veces divagamos en nuestras respuestas y damos más material a los auditores para que nos sigan preguntando. Es por eso, que debes contestar únicamente lo que te preguntan, nada más. Permite que el auditor analice tu respuesta y si necesita más aclaración, deja que sea el quien te lo pregunte.

TIP #3. Muestra tus resultados.

Dales evidencia a los auditores sobre tu respuesta. Muestra lo que has hecho y lo que está en proceso de hacerse. Si no tienes evidencia, también debes mencionarlo, para que coloquen las oportunidades de mejora a tu proceso. Esto de los resultados va de la mano con el tip anterior, muestra solo lo que te piden y nada más. Si tienes papeles o archivos desordenados y muestras más cosas puede ser contraproducente para tu proceso.

TIP #4. Pregunta si algo no te queda claro.

Al final son tus amigos y vienen a apoyar a tu proceso. Consúltales si algo no te queda claro, y si no entendiste la pregunta, pídeles que te la re formulen o te la hagan de otra forma. Pídeles también que te pongan un ejemplo, que te lo grafiquen. A los auditores nos interesa más que el auditado entienda, a que no nos comprenda y nos dé otra respuesta. Recuerda que es tu amigo y debe ayudarte.

TIP #5. Solicita que te expongan las conclusiones que encontraron en tu proceso.

Cada auditor tiene su propio criterio y generan conclusiones a partir de cada auditoría. Sin embargo, siempre deben tener en cuenta el alcance. Por ejemplo, en las auditorías de procesos, el alcance será el manual de procesos; en una auditoría financiera, los indicadores financieros, estados de resultados, balances, etc. No te pueden preguntar algo que no esté a su alcance, porque sino no fuera ético de su parte. Es por eso que es importante, que cuando la auditoría concluya, te expongan las cosas que encontraron. Con estas conclusiones, podrás tomar nota de las no conformidades y oportunidades de mejora a tu proceso, para tomar acción y empezarlas a hacer.

TIP #6. Da seguimiento a tu reporte de auditoría

A veces somos tentados que como las auditorías se hacen una o dos veces al año, dejamos las mejoras a aplicar por último. ¡No lo hagas! 🚫 es necesario que planifiques las correcciones a aplicar para que la auditoría realmente ayude tu proceso. Con una buena planificación, las mejoras se irán viendo progresivamente y te beneficiarán.

 

Esperamos que nuestros consejos te sirvan de mucha ayuda, déjanos saber en los comentarios abajo. 😉

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