Muchos no lo creerían, pero la forma de organización de una empresa puede afectar el desempeño de la misma. Desde la comunicación interna, el trabajo en equipo, hasta la satisfacción y fidelización de los clientes.
En este artículo hablaremos sobre las dos vías por las que una empresa puede ordenarse internamente: La gestión de puestos de trabajo o la Gestión de procesos
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Gestión de puestos de trabajo.
La gestión enfocada a puestos de trabajo, como su mismo nombre lo indica es aquella por medio de la cual, las organizaciones se centran en garantizar la excelencia enfocándose en cada una de las funciones que desarrollan las personas.
Usualmente, se organizan por áreas de trabajo, con un coordinador o jefe inmediato que a su vez, le reporta a uno o más jefes.
La mayoría de empresas que trabajan utilizando como base un organigrama, generalmente tienen desarrollado un perfil de puesto para cada una de las personas. Esto facilita la medición del desempeño de cada una de las personas. A la vez, fomenta el cumplimiento de objetivos por cada una de las áreas de la organización.
También organizarse de esta forma permite claramente el establecimiento de jerarquías de la organización. Es decir, que cada una de las personas en la empresa sabe quien es su jefe inmediato o a quien debe reportarle.
Una de las desventajas de implementar este método, es que no se fomenta la comunicación entre área, haciendo que (en algunas organizaciones) no fluya la comunicación entre diferentes departamentos organizacionales. Y por ende, haciendo que los requisitos del cliente no fluyan entre departamentos de la organización.
Mira este ejemplo:
Cuando nos enfocamos en únicamente cumplir nuestros objetivos por áreas, muchas veces dejamos de cumplirle a nuestro cliente. Y es entonces, cuando una gestión de procesos funciona idealmente para garantizar y superar sus expectativas.
Gestión de procesos.
La gestión de procesos, es la forma en la que una empresa cambia un enfoque «vertical» o por jerarquías, a uno horizontal, o en otras palabras como una cadena.
Por medio de esta cadena, se combinan todos los miembros de una organización, formando un verdadero equipo de trabajo. Usualmente, participan todos juntos para lograr un objetivo en común. En estos equipos, se fomenta la comunicación y el trabajo conjunto.
Cuando se comparte una misma meta, existen mayores oportunidades de satisfacer a los clientes y cumplir con sus expectativas, haciendo que nos vuelvan a comprar y nos refieran a nuevos clientes. Todo esto incide o repercute en mayores ganacias o utilidades para la empresa.
Tomemos como ejemplo un equipo de fútbol. Cada uno de los miembros de un equipo tiene diferente función: uno es delantero, otro portero, otro defensa, etc. Sin embargo todos los jugadores tienen en común el anotar goles y el evitar que el equipo contrario gane.
En los procesos, cuando no se alcanza un objetivo, no se buscan culpables, sino que nos enfocamos en buscar la solución. Lo que nos lleva a otra de las ventajas de trabajar en base a procesos:: fomentar la mejora continua.
Se conoce como mejora continua a la actividad recurrente para mejorar el desempeño.
Esto quiere decir, que en algún punto dentro de nuestro trabajo, nos encontraremos con errores que cometemos o que hemos cometido. Y la mejora continua, nos permitirá aprender de las experiencias y comprender aún más sobre la posible solución a los problemas. En lugar de enfocarnos en el problema, trabajaremos juntos para buscar la resolución.
Con todo esto que te hemos contado llegamos a la siguiente conclusión:
No es que trabajar por medio de una gestión de puestos de trabajo esté mal, sino que trabajar por procesos es mejor.
¿Y cómo empezar a trabajar por procesos?
La pregunta del millón.
La respuesta es: capacitándote. Teniendo las herramientas adecuadas para asegurarte que comprendes cada uno de los conceptos a fin de crear los procesos de tu empresa, documentarlos, implementarlos y mejorarlos.
En PROCEM, como lo sabes, somos facilitadores en varias materias. Una de ellas son los procesos. Nos hemos dado cuenta lo que pueden hacer los procesos en una organización. No solamente ordenan, sino que te pueden llevar inclusive a certificarte bajo un estándar internacional.
En base a ello, nos propusimos facilitarte una herramienta para entrenarte, no importando en qué país del mundo te encuentres. Por eso creamos los cursos online. Nuestro primer curso online ya está disponible y ¡es sobre la Gestión por procesos!.
Incluso si no sabes nada de procesos, te introducimos al mundo de los procesos, te enseñamos a documentar, administrar y controlar tus procesos.
¡No esperes más y empieza a ver los beneficios de implementar los procesos en tu organización!