«Si no puedes describir lo que estás haciendo en un proceso, no sabes lo que estás haciendo».
– W. Edwards Deming, gurú de la calidad.
El caso de este gurú, Edwards Deming, es muy curioso. Es un americano, que desarrolló todos sus estudios a la calidad y la mejora continua. Se le atribuyen logros como enseñar a los japoneses sobre la calidad. Si nunca has estudiado o leído sobre la cultura japonesa, te invitamos que lo hagas. Todo es orden, respeto y estandarización. ¡Fue un gran logro para este americano!.
Entremos en materia…
Como lo mencionamos en este artículo previo, todo en la vida es un proceso. Y cuando empezamos a ver nuestra vida desde ese punto, tenemos una nueva perspectiva. Primero, porque estamos conscientes que debemos contar con recursos para elaborar nuestras actividades, para después entregar un producto o servicio, que sea acorde a lo requerido. Y Segundo, porque sabemos que si hacemos las cosas ordenadamente, vamos a alcanzar todo lo que nos proponemos.
Antes de empezar, veamos qué es un proceso:
La gestión de procesos es la forma en la que administramos o manejamos cada uno de los procesos de la organización. Cuando implementamos una gestión de procesos adecuada en nuestra organización, estamos garantizando el 90% del éxito en nuestra empresa. ¿Por qué 90%? porque, aceptémoslo, hay que dar lugar a la mejora continua. Es decir, a dejar un espacio para poder mejorar y seguir creciendo.
Gestión de procesos, expectativa vs realidad.
Muchas veces lo que pensamos y la realidad, difiere bastante. Y como dicen por ahí; «para muestra un botón», hicimos un pequeño resumen en este vídeo:
¿Te gustó la música de «Jaws» 😂? Pensamos que incorporar la música de esta película de los 70’s, le daría un toque especial 😂.
Veamos entonces las expectativas que expusimos en el vídeo, con un poco más de detalle:
1. Lo que «yo» pienso:
Obviamente, lo primero que se nos viene a la cabeza cuando alguien quiere implementar algo es: «ay no», «así estoy bien», «siempre ha sido así y vamos bien». ¿Te suena conocido? es porque todos los humanos de este planeta amamos nuestra zona de confort y tenemos resistencia al cambio.
2. Lo que «piensan mis compañeros»:
Lo resumimos en 3 ideas fundamentales: «más trabajo», «mismo sueldo», «burocracia». ¿Te leímos la mente, cierto? no, no somos adivinos, solo hemos trabajado con varias organizaciones y conocemos lo que piensan los demás de la gestión de procesos.
Aclaremos esto:
🔵Si, hay más trabajo, al principio, puesto que hay que agregar herramientas adicionales al día a día, pero que al final nos servirán para ahorrar tiempo en nuestras labores.
🔵Si es el mismo salario, pero estás implementando una gestión que te permitirá salir a tiempo y estar más motivado. Además, brinda la apertura para poder hacer cambios y mostrar una iniciativa, que puede dar lugar a una promoción interna o más oportunidades en la misma empresa.
🔵Burocracia. Quisimos buscar la definición en internet, y esto es lo que encontramos:
Conjunto de actividades y trámites que hay que seguir para resolver un asunto de carácter administrativo.
La realidad es que la gestión de procesos es todo menos burocracia. Si, debes seguir una serie de actividades, pero siempre hay lugar para la mejora, para evaluar, para aportar nuevas ideas; y en un sistema burocrático esto no existe.
3. Lo que «piensa mi jefe»:
En ganar dinero, así de sencillo. Y está bien, puesto que quizás para ello fue contratado.
Pero en la gestión de procesos no solo se gana más dinero, se ahorra dinero. ¿Cómo?, por medio de la eficiencia de recursos y actividades.
4. Lo que «piensan mis clientes»:
Cuando hay un cambio en la empresa, lo primero que los clientes piensan es en qué sentido los afectará a ellos. Puede surgir una duda, o temor de que el producto o servicio que les entreguemos no sea acorde a sus necesidades. Sin embargo, si les brindamos la confianza suficiente, que el cambio que vamos a implementar es para bien, borraremos la duda y el temor al cambio.
5. Lo que «piensan mis proveedores»:
«Que molesto, cumplir otro requisito», pueden incluso llegar a pensar «más burocracia, justo lo que necesito». Pero la realidad es otra. La verdad es que ellos como partes interesadas en la gestión de procesos, tendrán que cumplir más requisitos, pero al final, los ayudaremos a ordenarse también. Al implementar nuevos controles y requisitos para su negocio, podrán también determinar aspectos a mejorar en toda su cadena de suministro.
6. Lo que en realidad sucede:
La gestión de procesos, es una herramienta que nos permite mejorar constantemente. Lo que da lugar a estandarizar nuestros procesos, ahorrando tiempo y disminuyendo re procesos o re trabajos innecesarios. Trabajamos en equipo, sabiendo que nuestras salidas o entregables, se convierten en las entradas de otros procesos, por lo que nos ocupamos que sea de acuerdo con los requisitos de nuestros clientes internos o externos.
Cada una de estas acciones nos llevan a satisfacer las expectativas de nuestros clientes. Y ya sabes lo que dicen de un cliente satisfecho: te prefiere ante la competencia y es la mejor publicidad que puedes tener.
En resumidas cuentas, la gestión de proyectos es una inversión que todos debemos hacer en nuestras empresas. Sus componentes y herramientas, nos llevan a aplicar mejoras que nos permiten seguir en la vanguardia de nuestro negocio.