Claves para liderar una reunión virtual

En esta época de distanciamiento social, trabajar desde casa y reunirnos virtualmente con nuestro equipo es la mejor opción. Con ello evitamos la posible propagación del virus y garantizamos el bienestar para nuestras familias.

Aquí te contaremos algunas claves que debes tomar en cuenta para liderar una reunión virtual y lograr todos tus objetivos.

1. Planifícala.

Si nos sigues desde hace un tiempo, sabrás que en PROCEM fomentamos la planificación de todas nuestras actividades. No solamente, porque nos traza un camino donde seguir, sino que nos ayuda a ser eficientes con nuestros recursos.

En tu planificación de reunión virtual, asegúrate de definir:

🎯Cuál es el objetivo/resultados a lograr.

👥Cuántas personas asistirán a la reunión virtual.

⏰Designen un tiempo. (Como tip: no más de una hora u hora y media).

📑Tópicos que se abordarán.

🔐Escoger una plataforma online segura, si es posible con una clave de acceso.

📄Documentar los acuerdos, pendientes y acciones por completar. Apóyate en esta parte con nuestro formato de minuta GRATIS. Descárgala abajo:

2. Empieza por un café virtual.

Así como lo escuchaste. De la misma forma que empezábamos nuestras reuniones en la oficina con un «ice breaker» o «rompiendo el hielo», es una buena opción pedirles a todos los asistentes que se conecten con un café a la mano. Dediquen 5 minutos para resaltar algo positivo o bueno de su fin de semana o de su cuarentena. En la medida que apoyemos a nuestros colaboradores a enfocarse en otras cosas que no sean las noticias, estaremos mejorando su salud mental y desempeño en sus labores.

3. Activa la cámara de tu ordenador o tableta.

Los seres humanos nos hemos vuelto más visibles. Por ello, los vídeos hoy en día, están teniendo un mayor auge que los blogs tradicionales.

Cuando te reunas virtualmente con tu equipo, asegúrate de encender la cámara para que todos te vean, a fin de fomentar el acercamiento con el personal y promover un diálogo abierto. Brindando retroalimentación cuando sea necesario y respetando las opiniones de los demás.

Abonado a esto, te recomendamos tener unos buenos audífonos, en lugar de conectarte con el parlante de tu computador. Los audífonos permiten centralizar el sonido y evitar ruidos adicionales que pueden llegar a entorpecer la comunicación.

4. Designen a  un moderador.

Alguien que lidere la reunión virtual, de esa forma anotará los acuerdos en la minuta de reuniones, brindará espacio para que todos participen, motivará a un diálogo abierto y asegurará la comprensión de todos.

Es importante a la hora de opinar o de expresar las opiniones, que todos estén escuchando atentamente a la persona y tomar notas de su intervención si es posible. Si no estás de acuerdo con algún punto, aborda tu opinión profesionalmente. Lanza una propuesta y escucha las opiniones de los demás.

El díalogo constante y libre de críticas, garantizará el éxito de una reunión virtual.

5. Evita distracciones

No hablamos solo de nuestro celular, sino que otras herramientas de trabajo como un software o el mismo correo electrónico. Durante esa hora de reunión, enfócate en escuchar y en entender a fin de que se logre el objetivo propuesto en la planificación.

De la misma forma en que respetamos a nuestros colegas escuchándolos atentamente cuando nos hablan en persona, así debemos comportarnos virtualmente.

6. Designar a alguien que apoye con la tecnología

En las empresas, no todos somos millenials o hemos nacido «con la tecnología bajo el brazo». Por ello, a algunas personas se les dificulta un poco más conectarse en una plataforma designada, acceder a la clave, o comunicarse bien. En estos casos, lo más recomendable es que una persona (que sea la más paciente del equipo), pueda elaborar un pequeño procedimiento con los pasos a seguir para acceder a la plataforma de la reunión. Así, nos apoyamos unos con otros, creando un equipo y garantizando sacar el máximo provecho de nuestras reuniones.

Si quieres aprender a cómo documentar procedimientos y procesos, te recomendamos adquirir nuestro ebook, en donde paso a paso te enseñamos nuestro método:

7. «Crear temas» para cada reunión.

¿Curioso sobre cómo fomentar el trabajo en equipo reunido virtualmente? Es hora de crear un tema para cada reunión. Te dejamos algunas ideas que puedes implementar:

• Designar un color de camisa a utilizar para una reunión. Por ejemplo: un día todos que estén vestidos de rojo. 
• Celebrar los cumpleañeros de la semana en línea. Entre todos, envíenle un pastel por domicilio al cumpleañero y cántenle el cumpleaños feliz.
• Día de pijama o camisetas. Nada mejor que trabajar desde casa con la comodidad que te puede dar unos pants o una camiseta. Especialmente si la reunión es viernes, trabajen con sus pijamas o en camiseta. ¡Queda a opción de cada quien si quieren bañarse o no para la reunión 🤣!
• Que el moderador «haga una rifa» al final de cada reunión para sortear el que será el siguiente. ¿Repartirse una función? Es la mejor forma de trabajar en equipo y sobretodo, fomentar la comunicación constante.

Esas son algunas ideas, déjanos saber qué más harías tu en los comentarios abajo 👇

Como lo ves, la creatividad no tiene límites para liderar una reunión virtual. La tecnología en esta nueva década, tiene el poder de hacernos reinventar y trabajar de una mejor forma.

Te recomendamos, aprovechar al máximo tu tiempo en esta cuarentena. Si no tienes mucho trabajo que hacer, asegura de expandir tu conocimiento, con apoyo de nuestros cursos en línea. 

Además, te invitamos a que visites nuestra tienda online, con muchas opciones para educarte en esta cuarentena.