¿Qué hacer cuando los riesgos se materializan? •

¿Te imaginas estar caminando por una calle oscura,

y de repente se te aparece una criatura como ella?

Primero el susto, se acelera la adrenalina, tu cuerpo empieza a sudar, sientes tu corazón palpitar a mil, surge el miedo😣… Luego te pones a pensar: ¿Qué debo hacer?

Si le preguntas a cualquier ser humano, su primera reacción sería correr, salir del lugar, buscar auxilio. Ese es nuestro instinto de supervivencia.

En nuestras organizaciones, debemos pensar utilizando el mismo «instinto de supervivencia», cuando se presentan los riesgos organizacionales.

En este artículo te comentaremos cómo encender ese «instinto» en tu organización y crear una cultura enfocada al riesgo. Y a la vez, las acciones a tomar cuando los riesgos se materializan.

<Conoce nuestra guía para tratar riesgos y convertirlos en oportunidades>

¿Qué son los riesgos empresariales?

Antes de iniciar, lo básico. La ISO 9000:2015 define riesgo como:

Efecto sobre la incertidumbre.

En esta imagen lo ejemplificamos un poco más:

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Un riesgo no es nada más que lo que se interpone entre una planificación y un objetivo o meta por lograr. De materializarse dicho riesgo, se presentan sus consecuencias o amenazas para la organización.

Tomando esto como premisa, es sumamente importante que todas las organizaciones conozcan, identifiquen, gestionen y mitiguen todos aquellos riesgos que les impedirán cumplir sus objetivos.

Algunos ejemplos de riesgos en las empresas pueden ser: la competencia, plagio de información, terrorismo, falta de motivación del personal, etc.

Las normas internacionales ISO proponen a las empresas incorporar una gestión de riesgos en cada uno de sus procesos. La gestión de riesgos se refiere a todas aquellas actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo al riesgo.

Preparación previa a la materialización de riesgos.

Al igual que en un accidente automovilístico, los riesgos pueden presentarse en cualquier momento en nuestras empresas o negocios. Ya sea por algo que falló en nuestra cadena de suministro, con nuestras partes interesadas o por eventos que no podemos controlar.

Para reducir el efecto de los riesgos, debe haber una identificación previa, y seguido a ello, una planificación de cómo mitigarlos. Es como los accidentes automovilísticos, nunca sabes cuándo te tocará, para ello te preparas con un seguro contra accidentes. 💥🚗

Algunas ideas para identificar los riesgos pueden ser:

1. Definir en el mapa de procesos, aquellas actividades que representan una amenaza para alcanzar los objetivos. Incluso si dicha actividad no la elaboremos nosotros, con mayor razón es importante conocer aquellos riesgos potenciales.

También se pueden identificar todos aquellos eventos que se han presentado en el proceso, o que se pueden llegar a presentar, considerando el contexto interno y externo del negocio.

2. Determinar cuáles son las causas que están originando el riesgo. Si ya identificamos los riesgos, será fácil determinar la razón o razones por las cuales se están presentando.

Te recomendamos enlistar de 3 a 5 causas que consideres las más poderosas (trabajando en equipo, por supuesto 😉 recuerda el dicho: «Dos cabezas piensan mejor que una»).

Veámoslo con un ejemplo práctico.

«Cookies S.A» es una empresa que se dedica a la fabricación de galletas 🍪. Ellos han identificado en su proceso de producción el siguiente riesgo:

Atrasos en la entrega de materia prima para la producción de galletas

Luego de una reunión con los líderes de procesos y encargados de producción, se identificaron estas 3 causas:

Falta de disponibilidad de materia prima por parte del proveedor
Atrasos en colocación de pedidos
Falta de comunicación entre el proveedor y el departamento de compras

3. Luego de haber enlistado las causas más poderosas, empieza identificando una o varias subcausas. Esto lo hacemos con el objetivo de irnos sumergiendo en el problema, para encontrar la solución.

Siguiendo el ejemplo, veamos cuáles serían las subcausas para «Cookie S.A.»

Causa 1:

Falta de disponibilidad de materia prima del proveedor:

-> Subcausas:

No compartir con el proveedor una planificación de las necesidades de compra de la empresa

Limitación del proveedor en abastecer nuestras necesidades

Causa 2:

Atrasos en la colocación de pedidos:

-> Subcausas:

Demoras en la autorización de presupuesto

Falta de comunicación entre el departamento de logística y el departamento de compras

Errores del departamento de compras

Causa 3:

Falta de comunicación entre el proveedor y el departamento de compras:

-> Subcausas:

No seguir las actividades detalladas en el proceso

Temas relacionados con la actitud de los empleados del departamento de compras

Diferencia horaria o de ubicación

Finalmente, escoge aquellas causas y subcausas que creas son las que hacen que se den los riesgos.

4. Una vez has identificado el problema (ehem.. causas y subcausas), es hora de… ¡adivinaste! Planificar.

Determinar actividades que hacer para corregir dichas causas.

Planificar tus actividades no quiere decir que lo harás todo de una vez, sino que progresivamente se irán llevando a cabo a fin de mitigar las causas de los riesgos encontrados.

Y en resumen… ¿qué hacer cuando los riesgos se materializan?

Como lo hemos descrito, posterior a la planeación viene un período de incertidumbre. Y cuando se materializan dichas incertidumbres, aparecen los riesgos.

Pero a este punto, no hay nada que temer. Porque ya tenemos planeadas las actividades que debemos hacer. Y lo siguiente es simple: su ejecución.

Dicha planeación, es nuestro plan de contingencias o plan de acción. Si lo realizamos correctamente, garantizaremos cada vez más el logro de nuestros objetivos.

Veamos en nuestro caso práctico de «Cookies S.A.»:

Si hay un atraso en el proceso de producción, debido a una falta de suministro por parte de proveedor porque no se le comunicaron las necesidades; una actividad podría ser (aparte de mejorar los canales de comunicación) contar con proveedores alternos que suplan las necesidades.