«Planifica tu trabajo y luego trabaja sobre tu plan».
-Robert Baden-Powell, General de la Armada Británica
¡Feliz inicio de año! Después de guardar las copas de chanpán, y dar por finalizadas oficialmente las fiestas, es hora de volver a la realidad. De aterrizar y trazarse objetivos para el nuevo año que inicia. Especialmente, a nivel profesional, el nuevo año brinda un abanico de oportunidades para innovar, mejorar y alcanzar metas que en años anteriores no ha sido posible. La mano derecha de esas metas es un plan de trabajo.
En este artículo, te contamos de forma concisa, qué es un plan de trabajo, cómo puedes elaborarlo y asegurar el cumplimiento de tus metas en el nuevo año. Sigue leyendo para conocer más.
¿Qué es un Plan de Trabajo?
Es la ayuda para que establezcamos por escrito, las tareas y las actividades que haremos durante un periodo de tiempo determinado, generalmente un año. En un plan, establecemos un objetivo general y luego definimos qué recursos serán necesarios para asegurar que estén disponibles en el momento de realizar las actividades establecidas.
Usualmente son elaborados por departamentos o por procesos, en donde la Alta Dirección, toma como punto de partida su visión estratégica y objetivos anuales para asignar su cumplimiento a cada una de las áreas de la empresa, asegurando que cada proceso o departamento cumpla con su parte. De esta forma se facilita el trabajo en equipo, se fomenta la comunicación entre áreas y se alcanzan los objetivos en el tiempo previsto.
Podemos decir también que los planes de trabajo apoyan a mejorar el desempeño de la empresa ya que, al realizar su medición y seguimiento, es posible identificar el grado de avance y cumplimiento de las proyecciones y actividades a realizar.
En este vídeo de nuestro canal de Youtube, te contamos más sobre este término y te damos una breve introducción sobre cada uno de los elementos que lo componen:
Componentes de un Plan de trabajo.
Existen varios elementos que componen esta maravillosa herramienta de trabajo. Si bien es cierto, cada empresa puede personalizarlo según sus requerimientos y lo que le funcione mejor, en PROCEM Consultores te recomendamos que no dejes de agregar estas 6 partes fundamentales:
- El objetivo SMART asignado al área correspondiente
- Un Resumen Ejecutivo
- Las Estrategias y Actividades para alcanzar el objetivo general
- Recursos a utilizar: financieros, humanos, tiempo, equipos, y otros
- Riesgos asociados a la ejecución del plan
- Factores de medición del plan.
Veamos cada uno en detalle a continuación.
Objetivo SMART.
Como lo mencionamos anteriormente, este objetivo nace del objetivo general de la Alta Dirección. Un objetivo SMART, se conoce así por llevar las características: Estratégico, Medible, Alcanzable, Relevante y en un tiempo definido.
En tu plan, debes considerar un objetivo, que además que reúna las características SMART, te rete para ser mejor y hacer cosas que no estás acostumbrado. De esa forma, saldrás de tu zona de confort y alcanzarás nuevos y mejores resultados.
Conoce todo sobre los objetivos SMART aquí.
Resumen Ejecutivo.
Se trata de la redacción, en una hoja o dos, cuál es el contenido principal del mismo y los ítems más relevantes del Plan. Esto facilitará la comprensión del lector y servirá de guía para otros líderes de procesos y sobre todo, para la Alta Dirección.
Lo que se pretende en esta sección es profundizar básicamente en 3 cosas:
- La meta inicial
- El objetivo o resultado que se quiere lograr
- Cómo se llevará a cabo.
Estrategias y actividades para llevar a cabo el plan.
Si el objetivo SMART nos traza el camino que debemos seguir, las estrategias son el vehículo que nos conducirá hacia dicho destino.
A la hora de establecer las actividades, debemos partir inicialmente del objetivo SMART, en este punto queremos resaltar que la parte más importante es que las actividades sean realizables o estén dentro de las posibilidades de alcanzarlas.
Conoce más sobre cómo elaborar un plan de acción en este tutorial de nuestro canal de Youtube 👇
Recursos a utilizar
Los recursos, hacen referencia a todo lo que utilizaremos para asegurar el cumplimiento de cada una de nuestras actividades. Dicho de otra forma: imagínate que vas a cocinar un pastel y tienes todos los ingredientes listos, pero no tienes horno, batidora, espátulas, no podrás llevar a cabo tu objetivo, aunque tengas todos tus insumos.
Los recursos son cada uno de esos elementos. En una organización, los recursos pueden ser de 4 tipos:
- Humanos, o el personal de apoyo en la organización
- Tiempo, el lapso asignado al cumplimiento de cada actividad
- Monetarios o financieros
- Equipo, herramienta o infraestructura.
Riesgos asociados a la ejecución del plan.
No podemos dejar de lado aquellos eventos imprevistos, que aunque no sabemos si sucederán, es mejor prepararse para cuando se presenten. Contar con un plan de mitigación de riesgos o un plan de contingencia, garantiza el control y manejo de cada una de las actividades, y el logro efectivo de los resultados.
Factores de Medición.
Último pero no menos importante. La medición se refiere a los indicadores, o KPI’s asociados a los objetivos SMART. Los indicadores nos permitirán conocer el comportamiento del objetivo a través del tiempo y definir si tenemos que hacer cambios en nuestro plan inicial.
Recuerda que un plan cambia y debe cambiar, porque de esta forma se conocerá si las acciones planteadas nos están llevando a alcanzar los resultados esperados.
Conoce más sobre indicadores aquí 👇
Estos 6 componentes son indispensables a considerar en tu plan de trabajo para un año específico. Puedes agregar los elementos que consideres conveniente, pero asegúrate que agreguen valor y que no representen una carga adicional para ti y los participantes de tus procesos.
¡Mucha suerte y a elaborar planes de trabajo para alcanzar resultados nuevos y mejores!