En este 2019 se volvió famosa la gurú Marie Kondo, especialmente por su método Konmari. El cual habla sobre 5 pasos para organizar el desorden en tu casa y mejorar hasta tu estado de ánimo.
Si aún no lo has visto, te recomendamos vayas a Netflix y lo veas. Te pondrá de buen humor. O mejor aún, te motivará a ordenar tus espacios.
Marie Kondo y su método Konmari, tiene algo en común con la metodología 5s: ambos nacieron en Japón. No es casualidad. Es el resultado de una cultura de orden y limpieza.
La ventaja de estos métodos, es que no solo se han quedado en Japón. Han transcurrido el mundo entero. Es por eso, que en este artículo, te enseñaremos las ventajas de esta metodología 5s, y mejor aún cómo implementarla.
Un poco de historia
Las 5s nacieron como parte del sistema de producción de la empresa Toyota, a mediados del siglo XX. Su propósito principal es encontrar y eliminar el residuo de los procesos de producción.
En Toyota, se empezó a implementar con la idea que un trabajo no estaba terminado hasta que el espacio de trabajo estuviera limpio y organizado, a fin de que ayude a alcanzar los resultados deseados. Ya que, descubrieron que un lugar de trabajo desordenado o lleno de muchos utensilios, podía llevarlos a cometer errores, a demorar la producción, o inclusive, a propiciar accidentes. Eventualmente, todo esto termina repercutiendo en los procesos operativos, dando como resultado un impacto negativo para la compañía.
Dicha metodología ha saltado al mundo entero y hoy en día se conoce en el lado Oeste como Lean Manufacturing. La ventaja de estas metodologías, es que integran ideas sobre la calidad como Sistemas de Gestión, Kanban, Pokayoke, entre otros.
Además, ¿Sabías que implementar las 5s, te ayudará poco a poco a implementar un Sistema de Salud y Seguridad Ocupacional? Como lo escuchas, el ir ordenando poco a poco los espacios de trabajo, permitirá minimizar riesgos y empezar a ordenarte internamente, para dar paso a la implementación del Sistema.
En resumen, las #5s representa la organización de todo lo que poseemos en un espacio determinado, removiendo lo innecesario, organizando las cosas de forma lógica, ejecutando tareas de limpieza y mantener el ciclo andando. Organizar, limpiar y repetir.Haz click para twittear¿Cómo implementar las 5S?
Vamos al grano. Ya que conociste un poco como nacieron y las ventajas para tu empresa, veamos que puedes hacer para empezar a implementar dicha metodología. Veremos 5 pasos, que harán referencia a cada una de las 5S:
Paso 1: Clasificar las herramientas de trabajo
Empieza haciendo una lista de todas las herramientas que utilizas en tu día a día. Seguido de esto, ponlas en una mesa todas juntas, y para cada una determina:
- ¿Cuál es el propósito de esta herramienta?
- ¿Cuándo fue la última vez que se utilizó?
- ¿Qué tan frecuentemente se utiliza?
- ¿Es necesario que esté aquí?
- ¿Quién la utiliza?
Responde tus preguntas y asegúrate que los participantes de tu proceso estén presentes a la hora de hacerlo. Si hay algunas herramientas que no se han utilizado en más de 6 meses, lo mejor es descartarlas. O si crees que las puedes llegar a utilizar, colócalas todas juntas en un cajón o repisa, con una viñeta roja 📌que las distinga.
Si después de otros 3 meses de no utilizarlas, es mejor descartarlas, para que no ocupen espacio que necesitas.
Paso 2: Organizar las herramientas actuales
Ahora que ya despejaste de tu espacio de trabajo todo aquello que no utilizas, es hora de organizar tus herramientas de trabajo actuales. Reúne a los participantes de tu proceso y definan:
- ¿Quiénes utilizan qué herramientas?
- ¿Cuándo se utilizan?
- ¿Que herramientas se utilizan con más frecuencia?
- ¿Se deberían clasificar las herramientas por grupo?
- ¿Es necesario incorporar depósitos o estantes para guardar las herramientas?
En base a las respuestas, es necesario definir cómo organizarlas. Piensen en todos los arreglos necesarios o que son requeridos para que la oficina «tome la forma» deseada. Algunas ideas pueden ser:
- Estantes
- Repisas
- Cajas de cartón o de plástico
- O si son archivos electrónicos, carpetas compartidas o intranet.
Esta organización es crucial. Ya que muchas veces el desorden origina pérdidas de tiempo, reprocesos, costos adicionales, entre otros.
Paso 3: Limpiar los espacios de trabajo
La limpieza es una de las cosas que más nos olvidamos de hacer, usualmente cuando el trabajo va en aumento. Limpiar significa, barrer, sacudir, trapear, guardar los materiales en su lugar, etc.
A la vez, considera en esta etapa llevar un programa de mantenimiento, como lo recomienda la ISO 9001:2015. De esa forma, mantendrás tu maquinaria y equipo en óptimo funcionamiento y no solo lo atenderás, cuando se te arruine.
Paso 4: Estandarizar
Una vez ya llegaste a este paso, es probable que tu espacio de trabajo no esté saturado y que por el momento todo esté ordenado. Sin embargo, para que las 5s, no sean solo «un proyecto bonito» o temporal, es necesario estandarizar. O en otras palabras, que las tres primeras actividades se vuelvan una función más dentro de los procesos de la organización.
La clave para la estandarización es la documentación. Ya sea una planificación, o documentación de procesos, listas de verificación, etc. Lo importante es que las personas tomen conciencia de las ventajas de estandarizar y mantener un nivel apropiado de organización.
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Paso 5: Seguir mejorando
Si es algo que nos enseñan los procesos, es la mejora continua. Una vez has estandarizado tus procesos de 5s, es hora de dar paso a la mejora. En esta parte es vital involucrar a todo el personal relevante, para que aporte ideas y juntos avancen a buscar la excelencia.
Piensa: ¿Qué ideas adicionales pueden involucrar para dar paso a nuevas oportunidades? ¿Qué más espera el cliente de la empresa? ¿Qué te gustaría cambiar?
En base a las respuestas, planifiquen de forma que dichas mejoras no queden como «una lista a Santa Claus» 🎅, sino se ejecuten.
En este vídeo de nuestro canal de Youtube, te enseñamos más sobre la mejora continua. No olvides suscribirte para más tips y contenido GRATIS:
¡Esperamos implementes esta metodología y veas los beneficios que traerá para tus procesos! Déjanos tus comentarios abajo, sobre las etapas y cuál te llama más la atención empezar a hacer.
¡Hasta la próxima!