El alcanzar los objetivos de un proyecto o de la empresa significa que hemos realizado paso a paso todas las actividades que definimos en una planificación; pero esto no siempre es una tarea sencilla y fluida: tenemos aciertos y errores en el camino… ¿Cómo podemos aprender de ello? Aquí te contamos todo sobre las lecciones aprendidas.
Lecciones como parte de la mejora
Como dijimos al inicio, una planificación nos brinda la ruta a seguir para alcanzar los objetivos de la empresa o de los proyectos. Si alguna vez has trabajado con planificaciones conocerás que una planificación no está escrita en piedra, la realidad y el día a día de una planificación es el cambio constante.
Una planificación debe ajustarse siempre a los cambios en el entorno de la organización y de los proyectos que se estén ejecutando.
Muchas veces las empresas elaboran una planificación como un cumplimiento a un requisito: elaboran una mala planificación y comienzan a realizar actividades al azar. Al alcanzar el éxito o el fracaso, argumentan que la realidad es distinta a cómo se pueden pensar las cosas en una planificación.
La planificación debe ser un documento vivo que nos permita reflejar la realidad de la ejecución de las actividades que realizamos para alcanzar los objetivos. Debemos actualizarla constantemente para asegurar su adecuación. Así como hoy en día necesitamos los mapas virtuales para orientarnos o para llegar a algún lugar, también necesitamos de las planificaciones para que nos tracen la ruta a seguir para el logro de los objetivos.
¿Qué sucede cuando cometemos algún error?
Aceptémoslo, a nadie le gusta equivocarse, especialmente cuando el error viene ligado a una llamada de atención verbal o cuando significan gastos para la organización. En las empresas, cuando se comete un error es común que las personas se culpen entre sí, que se intente encubrir el error o simplemente que se hagan los desentendidos. Eso ocasiona que exista un mal clima organizacional y que se genere cierta fobia ente las personas al cometer errores.
Es importante reconocer que como humanos siempre estamos expuestos a cometer errores, sea cual sea la fuente que los originen.
“Cada error enseña al hombre algo que necesita aprender”
Charles Dickens, escritor.
Y ese es el enfoque que debemos darle a los errores que se comenten en la organización.
Lecciones aprendidas: una oportunidad para mejorar continuamente.
Cuando tenemos éxitos o fracasos para el logro de los objetivos es importante aprender de ellos, eso nos permitirá tomar acciones para potenciar los éxitos y corregir los errores en el futuro.
Recordemos algunas generalidades de la mejora continua: en PROCEM tenemos un dicho que dice “lo perfecto es enemigo de lo bueno”, muchas veces debido a esa fobia que tenemos de cometer errores nos convertimos en perfeccionistas, cuando en realidad tenemos que partir de algo bueno para mejorarlo continuamente.
El documentar las lecciones aprendidas en nuestra organización nos ayuda a crear un historial para el futuro al saber qué está bien hacer y qué está mal hacer.
Nos permite generar una fuente de aprendizaje interna en la empresa que nos garantiza que mejoraremos continuamente nuestras actividades.
¿Cómo podemos documentar las lecciones aprendidas en la empresa?
Para comenzar a documentar las lecciones aprendidas es fundamental el perder la fobia a cometer errores, y, hasta cierto nivel; que dejen de existir las acciones punitivas por cometer errores en la organización. Esto permitirá a que el equipo de trabajo pueda reconocer fácilmente lo que se ha hecho bien y lo que se ha hecho mal en el logro de los objetivos.
Existen muchos métodos para documentar las lecciones aprendidas en una empresa, pero uno de los más sencillos es contestar 4 simples preguntas:
1.- ¿Qué estuvo bien hacer?
En este primer análisis se identifican todas las acciones que han tenido un impacto positivo para el logro de los objetivos, es importante documentarlas para que en un futuro se puedan imitar estas acciones en situaciones similares.
2.- ¿Qué estuvo bien no hacer?
En este análisis se observan las cosas que estuvo bien omitir, pueden ser acciones que inicialmente estaban pensadas realizar pero que al final no se llevaron a cabo. Identificar este tipo de acciones nos ayuda a establecer un aprendizaje para no tomar esas acciones en el futuro.
3.- ¿Qué estuvo mal hacer?
En este análisis comenzamos a enlistar todos los errores que se cometieron para el logro de los objetivos: qué fue lo malo que sucedió y qué acciones se tomaron para corregirlos. Documentar estas acciones nos permite evitar la repetitividad de los errores.
4.- ¿Qué estuvo mal no hacer?
Este análisis es un poco más complejo de realizar, ya que se trata de todas aquellas acciones que pudieron haber dado un impacto positivo extra al logro de los objetivos, muchas veces este tipo de acciones quedan al criterio del equipo de trabajo. Es importante documentarlas para ponerlas en práctica en situaciones similares en el futuro.
El documentar las lecciones aprendidas permite que se integre el equipo de trabajo, que se sientan más identificados e involucrados con el logro de los objetivos.
Las lecciones aprendidas nos permiten generar una base de aprendizaje para toda la organización que nos brinda la oportunidad de mejorar continuamente a lo largo del tiempo en la empresa.
Déjanos saber en los comentarios tus consultas adicionales sobre la documentación de las lecciones aprendidas en tu organización y contáctanos para que podamos apoyarte.
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