Anteriormente te hablamos sobre la gestión de proyectos y sus beneficios. Pero ahora queremos contarte sobre el rol que hace todo posible: el gestor de proyectos o project manager.
¿Quién es el Gestor de Proyectos?
Si pudiéramos compararlo con algo, diríamos que su figura es parecida al director de una orquesta. A simple vista, no hace más que mover la batuta. Sin embargo, el éxito y la coordinación de todos los instrumentos, radica en el movimiento preciso de sus manos y brazos, creando una armonía, a fin de que los demás toquen de forma adecuada y en el momento preciso su melodía.
Este movimiento no solamente es crucial, sino que fomenta la coordinación y el enfoque de todos los instrumentos hacia un mismo fin: que la canción suene bien.
De igual forma, en la gestión empresarial, existen muchos «directores de orquesta». Y no, no hablamos de los jefes o supervisores, sino de aquellos que coordinan a su equipo para lograr su objetivo. Son conocidos como: Gestores de proyectos.
Toda empresa siempre tiene algún proyecto que realizar. Por ejemplo:
- Crear un plan estratégico
- Introducir un nuevo producto al mercado
- Optar por una certificación internacional, etc.
Sin embargo, muchas veces por falta de tiempo u organización, no logran llevarse a cabo. Es por eso, que es necesario incorporar la figura de un gestor de proyectos, que coordine a las partes interesadas a alcanzar el objetivo trazado en el proyecto.
Al igual que un director de una orquesta no es nada sin su batuta, el project manager debe asegurarse de contar con una herramienta fundamental para el logro de sus objetivos y no hay nada mejor en el mercado que Microsoft Project.
Microsoft Project es un programa o software que utilizan los gestores de proyectos en el desarrollo de planes de acción, asignación de recursos, presupuestos y análisis de cargas de trabajo. Es ideal para tener una transparencia y claridad sobre el status del proyecto en cada una de sus fases.
Si eres gestor de proyectos o estas por contratar uno, esto es lo que necesitas saber de esta herramienta, que se volverá fundamental a la hora de conducir tus proyectos.
#1. Debe simplificar tus tareas, no complicarlas.
Al igual que un director de orquesta, necesita el conocimiento necesario para dirigir a sus instrumentos, de igual forma un project manager debe entrenarse en el manejo de Microsoft Project, a fin de garantizar la eficiencia del programa.
Si miras el programa de forma detenida, contiene todos los elementos que necesitas para eficientizar tus proyectos. Algunos de estos son:
- Nombre de la tarea o actividad
- Duración total
- Fechas de inicio y finalización
- Diagrama de Gantt. Que permite de forma gráfica y conocer a profundidad la conducción de las tareas.
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#2. Permite conocer la carga de trabajo según cada área o responsable.
Muchas veces, los jefes no nos damos cuenta de la gran carga que estamos equipando sobre nuestros equipo. Este software es genial, ya que permite no sobrecargar a los responsables con actividades repetitivas y que no agregan valor.
Lo mejor de todo, es que el programa nos permite desglosar nuestras tareas o actividades en «subtareas», de manera que se convierte en un paquete de trabajo a la hora de asignarlo en el proyecto.
#3. Da paso a la relación entre una tarea y la otra.
¿Te ha pasado que no sabes que viene primero, si tu rol o el de tu compañero? Con Microsoft Project, no te pasa eso. El programa permite relacionar una tarea con otra, de manera que los involucrados en el proyecto, tanto como el responsable, conozcan de primera mano el orden consecuente, lógico y real de las tareas.
Lo mejor de todo, es que facilita la comunicación. Permite la transferencia de archivos, restringir el número de usuarios que tienen acceso, definir un control de cambios, entre otros.
#4. Permite la integración con otros programas de Microsoft
Si eres un gestor de proyecto, debes conocer que este programa permite la integración con Microsoft Word, Excel y/o Powerpoint.
Estos son programas conocidos por la mayoría de personas y facilitará la manera de presentar o compartir datos. Lo cual será genial a la hora de pedir retroalimentación de partes interesadas o involucrados en el proyecto.
#5. Permite definir las lecciones aprendidas del proyecto.
Quizás esta es la moraleja más valiosa de todo proyecto: que debe tener una lección aprendida. El manejo del software nos permite tener acceso a los cambios que se han hecho a lo largo de proyecto, a fin de comprender qué pudo hacerse mejor.
Este conocimiento enriquece y da paso a la mejora continua en las organizaciones, garantizando la satisfacción de los clientes y permitiendo que los equipos trabajen mejor unos con otros.
Como lo ves, son múltiples las ventajas que este programa tiene para tu organización. Todo proyecto para que sea exitoso debe contar con un gestor de proyectos, que garantice la coordinación de todos sus elementos y que se agrupe de las herramientas necesarias, como Microsoft Project.
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