Damas y caballeros, sean todos bienvenidos a PROCEM Airlines. En breves momentos despegaremos con ruta hacia la certificación ISO. Haremos varias escalas, que nos servirán de mucho interés para que nuestra organización mejore en el proceso. Les pedimos una actitud positiva, mucha participación, la mejor apertura y una actitud de cambio.
¿Listos? Abróchense los cinturones que este avión está a punto de despegar. Abajo, te detallamos cada una de las escalas que haremos en nuestro camino, y a continuación te explicaremos cada una de ellas.
Si eres nuevo en el mundo de las normas ISO, te recomendamos equiparte de información sobre estos estándares en este enlace que te dejamos aquí.
Primera Escala: Diagnóstico inicial.
Damas y caballeros, hemos llegado a la primer escala en nuestra ruta de certificación. El Diagnóstico inicial permitirá a tu empresa identificar dos cosas:
- Fortalezas con las que cuenta la organización actualmente y que coinciden con los requisitos del Sistema de Gestión escogido para certificarse
- Oportunidades de mejora o condiciones latentes. Todo aquello en lo que tu organización necesitará trabajar para alcanzar la meta de la certificación.
El diagnóstico inicial también permite elaborar al líder del proyecto la planificación, con cada una de las actividades, entregables, recursos y medición que se quiere alcanzar. De esta forma, se asegurará de considerar todos aquellos elementos necesarios para cumplir la meta de forma exitosa.
Una vez lista la planificación, todos en la organización nos subiremos al avión de la certificación ISO y lucharemos por alcanzar el objetivo propuesto, considerando cada uno de los recursos asignados.
Segunda Escala: Entrenamiento al personal.
Nuestro avión aterriza en la segunda escala de las etapas de la certificación ISO: el entrenamiento al personal. Esta es quizás una de las etapas más importantes que hay que hacer en la ruta hacia el certificado. Porque en esta etapa, el personal se compromete, empodera, conoce sobre el proyecto y las mejoras que aplicar en cada una de sus actividades. A la vez, representa un gran desafío, considerando la gestión del cambio y cada uno de los componentes que involucra en una organización.
Es importante que en la capacitación se comunique sobre el alcance del proyecto, el resultado a lograr, y especialmente, lo que se espera de cada uno de los colaboradores. De esa forma, se subirán confiados al avión, haciendo su parte y garantizando un aterrizaje seguro a la siguiente escala.
Tercera Escala: Diseño y desarrollo del Sistema de Gestión.
Una vez conociendo los requisitos del estándar a implementar, llegó la hora de trabajar. El líder del proyecto deberá asegurar que la planificación se vaya cumpliendo según las fechas establecidas. Esto sucede al igual que la construcción de una casa nueva. Partiendo de un plano, el arquitecto designa a: un maestro de obra, obreros, albañiles, carpinteros que apoyen a la construcción de su casa, en base a su experiencia y conocimiento.
En el diseño y desarrollo del sistema de gestión es igual. Cada líder y participante de los procesos hacen su parte, revisando sus procesos, acoplando los requisitos del estándar a cada una de sus actividades, incorporando mejoras, como programas, planificaciones, etc. Para asegurar que se cumplan los objetivos del Sistema de Gestión.
Cuando se entrena al personal, esta escala resulta más fácil.
Cuarta Escala: Implementación del Sistema de Gestión.
Una vez planificado, debemos ejecutar. En esta escala se requiere que cada uno de los pasajeros de la organización, vayan implementando cada una de sus planificaciones, cambiando estilos de gestión y estandarizar su trabajo al trabajar por procesos.
La implementación usualmente toma de 3 a 6 meses, dependiendo del tamaño de la empresa. Lo que recomendamos a todo el personal y pasajeros a bordo, es que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Es necesario trabajar en algo bueno, ir perfeccionándolo poco a poco.
Si necesitas ayuda en esta fase, con mucho gusto podemos ayudate con nuestra consultoría online. Conoce cómo funciona aquí:
Quinta Escala: Auditorías internas y acciones correctivas.
Las auditorías internas, son la escala que nos acerca a nuestro destino final. Las auditorías sirven para asegurar la validez y confianza del Sistema de Gestión que queremos implementar. Es la forma de asegurarnos que llevamos todo lo que necesitamos antes del examen final: la auditoría de certificación.
Si lo comparamos con un viaje, sería como asegurar que tenemos todos los documentos antes de subirnos a un viaje: visas, exámenes médicos, pruebas de COVID-19, etc. Así cuando llegamos al counter de la auditoría externa y pasamos por seguridad, garantizamos que abordaremos nuestro avión y llegaremos a salvo a nuestro destino.
La organización debe tener al menos una ronda de auditorías internas para asegurar el cumplimiento de los requisitos del estándar.
Anterior a esto, la organización debe haber seleccionado sus auditores internos, formarlos y asegurar que cuentan con todas las competencias para auditar los procesos de su organización.
Sexta Escala: Auditoría Externa de Certificación
Una vez la organización se siente lista para certificarse, ha trabajado en la implementación, en las acciones correctivas encontradas en las auditorías internas, llegó la hora de amarrarse los cinturones y prepararse hacia el destino final: La auditoría de certificación ISO.
Esta auditoría consiste en dos rondas. La primera, la revisión de la información documentada, para asegurar que la organización ha considerado todo lo que el estándar requiere. Y la segunda, una auditoría a los procesos de la organización.
Una vez aprobada la auditoría, y expuestos los hallazgos, llegó la hora de brindar la decisión: aprobada o no. Puede ser que la organización necesite trabajar en algunos aspectos antes de otorgarle el certificado y eso está bien. Lo importante es garantizar que internamente estamos preparados para el desafío que implica tener una certificación ISO y los requisitos a cumplir.
Conoce más sobre este proceso en este vídeo que hicimos:
¡Gracias por volar con PROCEM Airlines! Esperamos que el vuelo haya sido de su agrado. Recuerda que tu boleto de certificación ISO no tiene fin, es una mejora constante, por lo que en el camino deberás abordar hacia el destino que te indique y aplicar las mejoras necesarias para lograr los resultados del Sistema de Gestión y sobretodo alcanzar la satisfacción de tus clientes y partes interesadas.
Déjanos saber en los comentarios si tienes preguntas y con mucho gusto las resolveremos.
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