Primeras citas por teléfono, atención médica por video chat, Conferencias por Facebook Live… Tú dilo. La nueva normalidad nos ha venido a mover de nuestro tradicionalismo y cambiar todo lo que estábamos acostumbrados. En esta realidad, comunicarnos con nuestro equipo de trabajo resulta crucial, y más aún si queremos alcanzar los resultados esperados.
En este nuevo artículo, te contamos cómo desarrollar una comunicación efectiva, a pesar de no estar cara a cara con tus partes interesadas.
Planificar la reunión.
En PROCEM, somos creyentes de una buena planificación y de los resultados que puede obtener a una empresa. Una de las grandes ventajas de planificar lo que vamos a comunicar es que a la hora de conducir la reunión, no andaremos con rodeos, sino que «iremos al grano» y así ahorramos tiempo. Recuerda que a una planificación le precede un objetivo, y al seguir este esquema nos aseguramos de cumplirlo.
En este vídeo te contamos cómo planificar en tiempos de pandemia 😉
Documentar los acuerdos.
«Lo hablado es lo entendido», dicen por ahí. Pero también hay una frase muy cierta que dice: «más vale tinta pálida en papel sucio, que una mente brillante». Esto se traduce a que en la nueva normalidad, para asegurarnos que cada uno cumpla su rol, es importante que documentemos los acuerdos por medio de una minuta de reuniones o un acta. No es por pura burocracia, sino para organizarnos. En el día a día tenemos tanto que hacer no solo en nuestro trabajo, sino que a nivel personal que es común que se nos olviden las cosas. Con una minuta de reuniones, no solamente te recordarás de lo que debes hacer, sino que te apoyarás con tu equipo para hacerlo efectivamente y desarrollar una comunicación efectiva.
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Asegurar los canales de comunicación adecuados.
Define que es lo mejor para alcanzar tus objetivos, si una comunicación por correo, mensaje de texto o video llamada. Dependerá del alcance de lo que quieras comunicar, por ejemplo:
- Anuncios informativos, como protocolos de seguridad por el COVID-19, anuncios administrativos, es mejor comunicarlos por correo electrónico. De esa forma, los interesados pueden consultarlos.
- Todos aquellos aspectos relacionados con la operatividad del proceso o que esté directamente relacionado con el cliente, es mejor hacerlo por videollamada. De esta forma, las personas podrán hacer las consultas necesarias o aclarar cualquier duda.
- Cambios a los procesos o procedimientos, pueden hacerse por medio de un vídeo tutorial para que las personas puedan reproducirlo a medida lo desarrollan.
Crear vías para la retroalimentación.
Una comunicación será efectiva en la medida en que ambas partes intercambien información. Por eso es importante que dependiendo de la comunicación, se creen vías para la retroalimentación.
Ya sea por chat, correo electrónico o vídeollamada, en la comunicación virtual es importante escuchar y permitir la opinión de todos. Para generar un orden, te recomendamos contar con un moderador que ordene las opiniones de todos, a fin de sacar una conclusión y llegar a un acuerdo ordenado.
Dar seguimiento.
Lo más importante para que la comunicación sea efectiva es dar seguimiento. Cada uno de los responsables deberá tomar la minuta de reuniones o la documentación de los acuerdos y posteriormente, reportar los resultados obtenidos. Así, será más fácil alcanzar los objetivos esperados por cada una de las áreas de trabajo.
Una forma de exponer los resultados, puede ser por medio de una presentación dinámica, en la que participen todos los interesados por vídeollamada y se puedan hacer las preguntas o cambios necesarios.
Permítenos apoyarte
Como ves, la nueva normalidad nos ha cambiado la forma de hacer negocios y de interactuar. Por eso, como buenos profesionales, debemos adaptarnos y ser resilientes con nuestras tareas diarias para mantener a flote nuestros trabajos o negocios.
Si quieres que te apoyemos a organizar tus procesos, implementar un estándar internacional ISO, elaborar un plan estratégico o entrenar a tu personal, permítenos apoyarte con nuestra consultoría online.
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