El dinero siempre genera una paradoja: si tenemos mucho, lo mal invertimos; y si lo tenemos de forma limitada, nos frustramos por tener restricciones.
A la hora de trazarnos nuevos proyectos, usualmente el dinero se tiende a acabar antes que termine, haciendo que el proyecto «quede parado» y nunca se concluya.
En este artículo, nos enfocamos directamente en el dinero… y cómo ser eficiente cuando lo utilizamos en nuestros proyectos.
Cómo ser eficiente con el dinero de la empresa.
Usualmente en las organizaciones pasa algo parecido a la paradoja del inicio, cuando hacemos un proyecto. Si tenemos muchos recursos financieros, nos hacemos la idea que no es necesario planificar ya que todos los costos están cubiertos por un gran presupuesto. Y nos termina pasando algo parecido al «lobo de Wall Street»😣… desperdiciamos el dinero.
Por otro lado, si contamos con recursos limitados, pensamos en trabajar “hasta lo que alcance el dinero” sin importar que el proyecto esté incompleto. Cuando esto ocurre, muchas veces nos pasamos quejando de que las cosas no se pueden realizar por la falta de presupuesto.
Entonces, ¿Cómo lograr un punto intermedio o un balance? 🤔
Antes de responderte, tomemos un ejemplo.
Las grandes compañías automotrices fabrican nuevos modelos de vehículos todos los años.
Imagínate si estas empresas fabricaran solo la mitad del vehículo por la falta de dinero. O que hicieran todo el vehículo, pero no incluyeran los asientos porque “no les alcanzó el presupuesto”😣. Los retos y limitantes financieros que afectan a estas compañías se asemejan a lo que sucede en nuestras organizaciones cuando queremos emprender un proyecto.
Pero,
¿Debemos de ser genios financieros para calcular hasta el último centavo necesario para alcanzar un proyecto?. No.
Entonces,
¿Cómo ser eficientes con los recursos?
La respuesta es la gestión efectiva de los proyectos para planificar adecuadamente todos los costos en el proyecto.
Gestión Eficiente de Proyectos
Desde que nace la idea de ejecutar un proyecto en nuestra organización, debemos de tener claridad en la meta que queremos alcanzar o cuál va a ser el fin último de implementar ese proyecto. Al tener el objetivo, podemos partir por fases o etapas lo que queremos lograr. Esto, permite tener un panorama claro de lo que necesitamos hacer, por ejemplo:
- Si es necesario hacer alguna compra,
- Conocer el costo del trabajo de las personas involucradas en el proyecto,
- Definir los costos de impuestos o permisos municipales si existieran y,
- Nuestro margen de contingencia que será el colchón de seguridad por si se materializa un riesgo.
Es importante que los objetivos sean SMART, de forma que podamos ser más eficiente a la hora de planificar.
Para comenzar a estimar los costos de un proyecto debemos de definir las actividades que se van a realizar. Una vez definidas, debemos de establecer un costo aproximado para cada una de las actividades a desarrollar. Esta estimación la podemos hacer con técnicas como el juicio de expertos, análisis de datos o en reuniones de planificación. Al tener un costo de las actividades podemos hacer una sumatoria para generar un presupuesto que incluya el coste de las actividades, reservas de contingencia y reservas de gestión para cubrir las desviaciones del presupuesto y para gestionar los riesgos en el proyecto.
Veamos un ejemplo sencillo.
Digamos que en una empresa de mercadotecnia quieren implementar un nuevo software de CRM (Manejo de Relaciones de Clientes). Para ello, la encargada de marketing ha sido delegada como project manager.
Ha definido que las actividades para llevar a cabo el proyecto son:
- Definir las características o los datos que queremos que reúna el software.
- Realizar investigación de mercado sobre las empresas en el país que ofrezcan dichos servicios.
- Establecer un cuadro comparativo de precios y beneficios de cada proveedor.
- Seleccionar al proveedor.
- Capacitar al personal en el manejo del software.
- Medir los resultados antes del CRM y después.
Cada una de estas actividades tendrá a su vez, una subactividad o actividades adicionales a esa «tarea general». Sin embargo, para efectos de este ejemplo vamos a dejarlo así.
Mira entonces planificandolo de una forma sencilla como nos quedaría nuestro ejemplo:
Notas importantes sobre la planificación.
Es importante que sepas que ninguna planificación es perfecta. Sin embargo, contar con una base para controlar los costos en los proyectos de nuestras organizaciones nos permite tener una luz para asegurar que la inversión es acertada. Así como también, tener tranquilidad y seguridad que los objetivos propuestos se cumplirán.
Tampoco podemos pensar que una planificación por sí sola será mágica y que será lo único que necesitaremos para lograr lo propuesto en el proyecto. Debe ser de vital importancia que las personas y los involucrados en el proyecto hagan realidad las herramientas empleadas para controlar los costos en los proyectos y así podamos ser más eficientes con los recursos financieros de nuestras organizaciones.
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¡No te olvides de contactanos si quieres que te apoyemos a gestionar tus proyectos!