Henry Ford tiene una frase muy famosa y conocida, que dice:
«solo hay algo peor que formar al personal y que se vayan. No formarlos y que se queden».
Si te pones a pensar, tus empleados tratan directamente con tus clientes, son ellos quienes los atienden, dan seguimiento, aseguran su satisfacción. Si hay un empleado no capacitado, ponemos en peligro estos procesos tan críticos para el negocio.
Recuerda que los métodos de venta, actualizaciones o conocimientos del puesto, tendencias mundiales, requisitos de los clientes cambian constantemente. Por lo que para asegurar que tu negocio se mantiene a la vanguardia, asegúrate que cuentes con un programa de capacitación, que permitirá tener una idea concreta del presupuesto, temas, y el público meta a quien entrenar.
En este artículo, te enseñamos el paso a paso cómo puedes construir tu programa de capacitación.
¿Qué es un programa de capacitación?
Un programa de capacitación es la descripción de las actividades de formación o entrenamiento designado para el personal de una empresa, de forma que le apoya a cumplir los objetivos definidos.
Tiene muchas ventajas para las organizaciones, incluyendo:
- Orden y claridad de las necesidades de capacitación.
- Facilita la medición de los resultados, partiendo de un objetivo en común, y midiendo los resultados previstos en un período determinado.
- Asegura el involucramiento de la Alta Dirección de la Organización y su apoyo para mantener la iniciativa funcionando.
- Mantiene al personal capacitado y motivado, así como empoderado. Esto mejora el clima laboral en la organización y reduce el porcentaje de rotación.
partes de un programa de capacitación.
Ahora que hemos visto las múltiples ventajas de un programa de capacitación, veamos cada uno de sus componentes.
Al igual que un árbol, el programa de capacitación tiene muchas ramas que apoyan a cumplir su objetivo. Pero su fundamento principal, que viene a ser el tronco de nuestro árbol, es la investigación. Esto permite que las actividades de entrenamiento sean lo más precisas posibles y acordes a la realidad.
La investigación puede provenir de varias partes: una investigación de mercado llevada a cabo en la organización, por diferentes métodos como observación o encuestas. Otro método puede ser el benchmarking. Conocer qué están haciendo otras organizaciones a nivel nacional o internacional.
Pero la fuente No. 1 de investigación es la evaluación anual de desempeño. La evaluación anual permite a un empleador conocer el grado de desempeño del trabajador, incluyendo sus múltiples fortalezas, y oportunidades de mejora, así como la forma en la que está cumpliendo el objetivo descrito en su perfil de puesto. Un perfil o descriptor de puesto es la descripción detallada de las competencias, experiencia, habilidades y conocimientos necesarios para desarrollar un determinado puesto de trabajo. Este perfil va de la mano de la evaluación. Si no tienes ninguno de estos en la organización, en PROCEM recomendamos que el paso 0 sea empezar por acá.
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Ahora que ya vimos el tronco, empecemos a estudiar cada una de las ramas de nuestro programa de capacitación.
#1. Objetivo
Un objetivo es un resultado que se quiere lograr. Antes de redactar el programa de capacitación debes establecer un objetivo en común. O en otras palabras, qué quieres alcanzar entrenando a tu personal.
Recuerda que cuando trabajas por procesos, cada uno de los departamentos de la empresa se vuelven un solo equipo, por lo que con una investigación que lo fundamente, estamos seguros que tu objetivo será, no solamente preciso, sino alcanzado más fácilmente.
Para aprender a redactar objetivos, te dejamos este vídeo de nuestro canal de Youtube:
#2. establecer las áreas de trabajo del programa
Si bien es cierto, es importante capacitar a todo el personal de una organización, la ventaja de contar con un programa es que nos permite iniciar con las áreas que tienen más impacto en el logro de los objetivos e ir progresando continuamente hasta lograr que todos en la organización reciban una formación.
Míralo como un embudo, en el cual empezamos con lo más obvio y necesario para la organización y finalizaremos con las áreas importantes y cruciales. Por eso es importante que la investigación interna de mercado, arroje los resultados concretos para asegurar el éxito en esta parte del programa.
#3. Definir los temas a entrenar.
Quizás puede ser de las partes más complejas del programa y en donde te lleves más tiempo. Pero, volvemos a insistir, si has hecho una buena investigación, esta parte será menos compleja.
Dentro de los temas, incluye aquellos que vayan alineados con el objetivo, cada una de las oportunidades de mejora del equipo, recomendación de los clientes y las buenas prácticas que realizan otras organizaciones.
#4. Establecer el formato de entrenamiento
Por la realidad actual que estamos viviendo, lo más notable puede ser implementar entrenamientos en línea, en lugar de presenciales. Sin embargo, a la hora de seleccionar este método, se debe considerar diferentes aspectos que incluyan a toda la organización. Por ejemplo, puede haber trabajadores que no dispongan de computadores o internet, por lo que la organización debe considerar proveer estos recursos.
A la hora de definir este aspecto, la organización debe evaluar los pro’s y contras de los diferentes formatos de capacitación y definir aquellos que se acerquen al cumplimiento de sus objetivos.
#5. Definir el calendario de capacitación.
En esta parte es crucial acercarse a cada una de las áreas, proponerles las fechas y que los líderes de proceso o gerentes de la organización, provean retroalimentación con respecto al calendario. Considera esta parte fundamental, ya que hay áreas, por ejemplo Tesorería o Finanzas, en las que les conviene mejor entrenar a su personal en medio del mes, ya que a inicios y finales, se encuentran trabajando en cierres contables o fiscales.
#6. Proveedor del entrenamiento.
Una vez hemos definido aspectos importantes es hora de buscar la mejor opción para la organización. Si bien es cierto los entrenamientos puede brindarlos alguien de la empresa, siempre es bueno buscar a un proveedor externo, que de nuevas ideas, recomendaciones y conocimientos a cada uno de los empleados.
La clave para encontrar un proveedor adecuado de entrenamiento debe ser:
- Experiencia, investiga los años que tiene experiencia en los temas solicitados.
- Referencias de los clientes. Quién ha comprado sus servicios previamente y qué tan satisfachos se encuentran.
- Método. Pregunta el método que utilizan en el entrenamiento, si se trata de un método tradicional, o fomenta a los empleados que trabajen en tareas o asignaciones, etc.
#7. Recursos a utilizar.
Se refiere a los elementos que la organización utilizará o necesitará poner a disposición para asegurar el logro de los resultados de cada entrenamiento. Ya que definiste el proveedor, es hora de listar los recursos a utilizar. Algunos ejemplos pueden ser: acceso a internet, computadores, salón de conferencias (si es presencial), alimentación, materiales a proveer, impresiones, etc.
A la par de cada recurso, establece la inversión que necesitarás. De esta forma estarás elaborando un sencillo, pero muy completo presupuesto.
¿quién debe hacer el programa de capacitación?
Ah! la pregunta de oro.
Usualmente es un trabajo en equipo.
El área de Recursos Humanos, Calidad, Procesos u Organización y Métodos es la que usualmente lidera este proyecto, pero trabaja en conjunto con cada uno de los líderes de las áreas de la empresa. Para fomentar su cumplimiento, apoyo y desarrollo congruente, es importantísimo que la Alta Dirección esté presente, promueva y apoye este proyecto y solicite resultados de su ejecución. Esto no solo empoderará a las áreas designadas, sino que asegurará el compromiso y apoyo de todos en la organización.
Déjanos saber en tus comentarios si necesitas más información, y recuerda que en nuestro Curso Online de Gestión por Procesos, te guiamos con el método y la forma para elaborar tus evaluaciones de desempeño y perfiles de puesto: