La gestión de cambios en un proyecto es una realidad que casi siempre sucede, por consiguiente, debemos de considerar en nuestra planificación un hito relacionado a los potenciales cambios a considerar. En este artículo te contaremos todo lo que puedes lograr si sabes gestionarlos oportunamente.
¿Qué clase de cambios puede suceder en un proyecto?
Lo primero: aprender a clasificar los cambios y determinar las acciones que debes conocer.
Como hemos mencionado, en primer lugar, el cambio dentro del contexto de la gestión de proyectos es cualquier cosa que transforme, mejore o afecte un proyecto, tareas, procesos, estructuras o incluso funciones laborales. Por lo tanto, la gestión de cambios se refiere a las herramientas y las actividades que utilizas para gestionar el cambio dentro de un proyecto y al equipo de trabajo del proyecto.
La mayoría de las veces, la gestión de cambios se refiere a supervisar a tu equipo para incorporar con éxito el cambio en su trabajo, con el fin de lograr los objetivos generales del proyecto.
– PROCEM CONSULTORES
De acuerdo a nuestra experiencia, hay diferentes maneras de categorizar la gestión del cambio en una organización. Sin embargo, generalmente hemos experimentado que hay cuatro tipos principales, que se pueden considerar para adaptarse a las distintas áreas de la gestión de proyectos.
Tipos de gestión de cambios
ANTICIPATORIO: Esto implica planificar cambios antes de una situación esperada. Una vez que el gerente del proyecto afirma la probabilidad o incluso la inevitabilidad de tal ocurrencia, puede establecer planes para cuando surja.
Un ejemplo podría ser un plan de gestión de cambios para cuando un auditor senior entregue su informe de auditoría. Otro podría ser cuando un proveedor no logra concretar el envío de materia prima por problemas de aduanas o un riesgo que se materializa.
REACTIVO: se utiliza un enfoque reactivo cuando ocurre un evento imprevisto. Este tipo de gestión del cambio se emplea a menudo en situaciones de crisis, donde hay poco tiempo para planificar y el gerente del proyecto debe pensar rápidamente. La gestión reactiva del cambio no es ideal, pero a menudo es necesaria.
INCREMENTAL: Esto se refiere a la introducción de cambios graduales durante un período prolongado, como la adición continua de nuevas funciones a una aplicación existente. Como estas alteraciones son pequeñas, es poco probable que causen trastornos en el proyecto general. Los cambios incrementales están estrechamente relacionados con el aumento del alcance en la gestión de proyectos.
ESTRATÉGICO: estos cambios son mucho más grandes y pueden afectar la dirección general de una organización. Un cambio estratégico en la gestión de proyectos podría implicar la implementación de tecnología completamente nueva, lo que requeriría una reescritura del plan original del proyecto.
Revisar los cambios
La revisión de la gestión de cambios dentro de la planificación de un proyecto debe realizarse a intervalos establecidos, dependiendo qué tan críticos son en las categorías mencionadas, para ello, es recomendable consideres lo siguiente:
- Reunión de seguimiento por parte de la alta dirección y el equipo de planificación y considerar el avance del proyecto y una exhaustiva investigación a la gestión de los cambios;
- En el hito de los cambios, establecer su necesidad de revisar y aprobar los cambios en la planificación, poniendo especial atención a los posibles cambios en el alcance, tiempo, responsabilidades y los recursos a ser incluidos del proyecto. También, definir el impacto financiero o económico, recursos humanos, equipos y herramientas o necesidad de alguna infraestructura;
- Notificar a todos los involucrados en el proyecto los cambios suscitados;
- Realizar el cambio a la planificación;
- Revisión de la efectividad de los cambios realizados en la planificación y volver a hacer los ajustes.
La efectiva aplicación de estos elementos te garantizará lograr el alcance y los resultados del proyecto. Por tanto, la gestión de cambios debe considerarse en toda planificación.
Contáctanos y dinos cuáles son tus necesidades sobre los cambios en los proyectos y te ayudamos.
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