El cierre de mes es quizás una de las actividades más temidas por todos en una organización. Es en donde debemos presentar resultados, comprobar la eficacia de las acciones planificadas, medir nuestra gestión, entre otros. Por eso hoy en esta edición de nuestro blog empresarial te contamos algunas claves para cerrar el mes con menos estrés y mayor eficiencia.
Planificación es básico.
Si el cierre de mes fuera una receta de cocina, la planificación sería la sal y la pimienta del platillo. Es el toque ideal para alcanzar los resultados esperados. Además, tiene muchas ventajas, por mencionarte algunas:
- Ordena las actividades por realizar
- Asigna los recursos para que podamos identificar las cosas necesarias para llevar a cabo cada actividad. Estos incluyen tiempo, dinero, equipo y herramientas.
- Existe un equipo de apoyo en las actividades, para fomentar el trabajo en equipo y asegurar los resultados deseados.
- Apoya a medir los resultados.
- Brinda las vías para modificar aquello que no ha funcionado y promover nuevas acciones.
Si aún no estás familiarizado con el concepto, te dejamos un ejercicio sencillo para empezar a planificar:
- Escribe las cosas que debes hacer (o tus pendientes)
- A la par de cada actividad, define su grado de relevancia. Una forma muy práctica de hacerla es asignando colores. En este sentido, se clasifican tus pendientes y organizarás mejor tu tiempo. Aquí te dejo un ejemplo:
Cuando planificamos como este ejemplo, podremos identificar que no todo «es para ayer» y nos organizamos mejor. A la vez, tendremos un margen para trabajar en lo esencial e ir migrando a lo importante poco a poco.
Si estás listo para pasar al siguiente nivel, te contamos en este vídeo práctico cómo planificar partiendo de un objetivo. Conoce más en este vídeo de nuestro Youtube:
Presentación de resultados.
Los resultados, muchas veces provenientes de los indicadores de gestión, ayudan a tomar decisiones. Por eso, en tu planificación recomendamos establecer una presentación de resultados de forma sencilla y práctica. Básicamente conocer:
- Acciones planificadas
- Los resultados alcanzados
- Qué se hará en el próximo mes para cambiar el comportamiento o qué acciones han funcionado y se mantendrán.
Una presentación corta pero concisa apoyará a otros a conocer tus resultados y a ti a medir la eficacia de las acciones planificadas.
Proporciona la información necesaria.
Muchas veces el cierre de mes se asocia con el contable. Para que el proceso de contabilidad efectúe su tarea, es necesario que reciba de cada uno de nuestros procesos las entradas requeridas para que se lleven a cabo todas las acciones de forma eficaz.
Por supuesto que puede existir un contratiempo, que lleve a algún retraso por nuestra parte. Por eso es vital la comunicación, para que todas las partes relevantes estén enteradas, evitando malentendidos y apoyándonos unos a otros a lograr el objetivo en común.
Brindar esta información requiere que informemos cuando algo no ha salido según lo planificamos y no hemos hecho una actividad que nos habíamos propuesto.
En este artículo te contamos algunos tips para comunicarte eficazmente en esta «nueva normalidad»
Establecer acciones de contingencia.
En Latinoamérica hay un dicho muy conocido que dice: «es mejor prevenir que lamentar», y es precisamente en donde un plan de contingencia forma el aliado ideal para tener un «as bajo la manga» cuando las cosas no salgan como las planificamos.
Partiendo de un objetivo SMART, podemos definir los recursos que nos lleven a tener un plan b y definir cuando es mejor ejecutarlo.
Las acciones de contingencia funcionan mejor cuando se trabajan en equipo y repartimos las funciones por realizar. Cuando trabajamos juntos por perseguir un mismo objetivo, se aumentan las probabilidades de minimizar los impactos del evento imprevisto.
En este vídeo de nuestro canal de Youtube, te contamos más cómo elaborar un plan de contingencia👇🏽
Sabemos que los cierres de mes traen consigo estrés, preocupación, y muchos «corre corre», pero al implementar estos tips, estamos seguros que podrás organizarte de una mejor manera y garantizar el cumplimiento de todo lo que te propones.
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