Diciembre y sus villancicos, comidas de más, muchas reuniones y fiestas a las cuales asistir. Sin embargo, también es una época en la que toda empresa enfrenta mucho estrés y «prisas» por los cierres, pedidos por entregar, estrategias por cumplir, etc.
En este cierre de año, te enseñamos cómo sobrevivir esta época tan especial de la navidad sin estrés y con mucho entusiasmo para el año que viene.
Aspectos claves para un cierre de año sin estrés.
Veamos cuáles son algunos de las herramientas que no te deben faltar en tu cierre de año:
1. Planificación
Una adecuada planificación de todo el mes, es la mejor aliada para terminar tu año sin estrés. Usualmente en Diciembre, muchas personas tienden a aprovechar los feriados y tomarse días libres. Por ello, las actividades se multiplican y usualmente la gente tiende a decir: «el tiempo no me alcanza».
El antídoto esencial para «la falta de tiempo», o para el «todo es urgente» es una adecuada planificación. Al planificar tu cierre de año, considera:
- Un objetivo: ¿Que quieres lograr con la planificación? Define un objetivo SMART en concreto, con el fin de establecer las actividades que te ayudarán a cumplir dicho objetivo. Mira este ejemplo:
El lenguaje del objetivo debe ser entendible y claro para que el equipo sea capaz de ejecutarlo. Asegúrate de descargar nuestro formato GRATIS de planificación aquí.
- Actividades: Como lo hemos dicho, las actividades dependen del objetivo que se quiere lograr. En tu cierre de año, asegúrate de establecer aquellas acciones que agreguen valor y que fomenten el trabajo en equipo.
- Recursos: Con esto no solamente nos referimos a los aspectos financieros, sino a todo aquello que «vas a utilizar en tus actividades» para llevarlas a cabo. Por ejemplo, para hacer un pastel, el pastelero necesita: una batidora, un rodillo, un horno, etc.
Asegúrate de enlistar todos los recursos humanos, de equipo y herramientas, de infraestructura y los financieros que utilizarás en la elaboración de tu plan.
2. Comunicación y Trabajo en equipo
Decidimos hacer un «combo» de estas dos herramientas que debe llevar tu kit, ya que son indispensables para que tu cierre de año se lleve a cabo sin estrés ni preocupaciones.
Últimamente, la comunicación ha quedado relegada a un correo, whatsapp o mensaje de texto. Cuando debe ser, y especialmente al ejecutar ciertas acciones en Diciembre, indispensable para que todo el equipo esté alineado.
La comunicación debe ser clara, sencilla, transparente, entendible para todo el personal y claramente transmitida. Sin titubeos ni complicaciones. Es indispensable que las personas comprendan el mensaje para estandarizar las acciones a tomar en cuenta y entregar los resultados previstos.
Cuando hay comunicación, el trabajo en equipo fluye y se da por «de favolt». Asegúrate que el equipo trabaje unido entre áreas y conozca los resultados de su esfuerzo laboral.
Tip PROCEM: Crea un objetivo en común por diferentes áreas de trabajo para fomentar la unión en el equipo.
Conoce más sobre cómo crear un buen equipo de trabajo, en este link.
3. Tomar acciones concretas
De un plan o presentación de resultados, deben salir siempre acciones concretas. Las acciones deben ser recopiladas por medio de una minuta de reuniones, o por medio de nuevos planes de acción que le permitirán al personal ejecutar las correcciones necesarias para empezar el nuevo año con el pie derecho.
Como hemos dicho siempre en PROCEM, un año nuevo es un libro con 365 oportunidades para mejorar y seguir cambiando. Con las acciones en concreto, el personal tendrá la apertura para iniciar el nuevo año de forma diferente, con «nuevas luces y brillos», que le permitirán a la empresa seguir mejorando y buscando la forma de satisfacer las necesidades de sus clientes.
4. Crear un plan de seguimiento para las acciones en concreto.
Para cerrar el año con broche de oro es necesario dar un seguimiento a las acciones o planificar las fechas del año próximo en el que se dará seguimiento. Es indispensable que en el nuevo año se ejecuten y den seguimiento a todas esas acciones en concreto, provenientes del plan. El seguimiento también te permite medir los resultados y fijar nuevas metas.
Como parte del seguimiento, puedes involucrar indicadores de gestión, auditorías, evaluaciones o cualquier otra herramienta que te importe información necesaria para tomar decisiones.
Lo importante del seguimiento es que algo cambie. O que se tome una decisión al respecto de lo acordado en el cierre de año. Asegúrate de involucrar la opinión de tus clientes para garantizar que todo lo nuevo que hagas en el año venidero sea para lograr su satisfacción.
¡Y ahí lo tienes! Un kit con las herramientas necesarias para sobrevivir el cierre de año. Asegúrate de descargar nuestro formato de planificación y las fases cómo implementar la mejora continua en tu organización. Déjanos saber en los comentarios qué te parecen estas ideas.
