Verdaderamente las cosas han cambiado. La nueva normalidad nos lleva a optar por vías alternas a la elaboración de nuestros productos y prestación de servicios. Y en este rubro, las auditorías virtuales no se quedan atrás. En este post hablaremos un poco sobre este concepto innovador para alcanzar la mejora continua.
¿Qué es una auditoría virtual?
Es el medio online para evaluar la eficacia de un SGC, a fin de identificar riesgos y determinar el cumplimiento de los requisitos. Su característica principal es la flexibilidad que otorga, sin perder de vista que se cumplan los objetivos propuestos en el plan de auditoría.
Para realizar una auditoría virtual, es necesario contar con los siguientes elementos:
- Una buena conexión a internet: El auditor debe considerar este aspecto en su planificación. Ambas partes deben asegurarse tienen los insumos necesarios para conducir su entrevista. Abonado a esto, se debe contar con una plataforma interactiva que facilite la retroalimentación entre ambas partes.
- Contar con protocolos de seguridad de la información: Sabemos que hoy en día nuestra información está expuesta. Por ende, es importante que ambas partes definan los protocolos a seguir para evitar cualquier peligro o fuga de los datos a presentar. Una buena idea puede ser optar por una nube para subir archivos con contraseña. O mejor aún, tener un software personalizado para la conducción de las auditorías virtuales.
- Mayor comunicación: Este es un desafío, pues muchas veces hablaremos por correo electrónico o chat, en donde no podemos conocer las expresiones. Y en donde muchas veces, las cosas tienden a malinterpretarse. Nuestro consejo en este paso es dar la milla extra y comunicarse para que todo sea claro. Así mismo, activar la cámara del ordenador o laptop para mejorar la retroalimentación en el proceso.
- Presentar resultados: Es necesario que el auditado tenga evidencia objetiva para constatar lo expuesto en la auditoría. La evidencia deberá enviarse por correo o subirse a un dispositivo como una nube, asegurando que lleve una contraseña para mayor seguridad.
Principales ventajas de las auditorías virtuales
Entremos en materia. Ya que conocimos previamente este concepto, veamos ahora algunos beneficios de este método innovador:
1. Ahorro de recursos
Las palabras favoritas de todo empresario. El no recibir auditores en nuestras organizaciones nos permite ahorrar recursos administrativos, tales como transporte, papelería, alimentación, energía eléctrica, etc. Y aún mas, si solicitamos a todos los auditados que trabajen desde casa, asegurando tener todos los recursos necesarios para dar validez a sus procesos.
Y no dejemos atrás el tiempo. Existe una mayor eficiencia en la conducción de las auditorías virtuales, disminuyendo retrabajos al seguir un programa premeditado y aprobado por ambas partes.
2. Mayor productividad.
¿Has escuchado que las personas sienten que cuando trabajan desde casa «trabajan más»?. No es ninguna mentira, que estar en nuestros hogares nos aumenta la productividad, al definir nuestros propios horarios que permitan alcanzar lo que nos proponemos. La conducción de una auditoría virtual, logra que ambas partes puedan conducir la entrevista sin ningún distractor, únicamente enfocándose en lograr el objetivo propuesto.
3. Menor estrés.
Como auditores, sabemos la presión que se ejerce y el esfuerzo por dar cumplimiento a lo que está escrito. Abonado a esto, ver la cara del auditor cuando llega al escritorio puede ocasionar tensión y ansiedad😥.
Al elaborar auditorías virtuales, estos sentimientos tienden a disminuir. La persona se encuentra en su zona de confort, y está más cómoda para responder únicamente lo que se les pregunta.
En esta parte, el consejo que damos como auditores es: mantener la calma. Siempre les decimos a nuestros auditados que nadie sabe más del proceso que ellos mismos.
4. Mayor participación de la Alta Dirección.
El contar con una facilidad virtual para elaborar las actividades de auditoría, permitirá fomentar la participación del liderazgo dentro de la organización. Dado que su agenda es complicada, muchas veces las cabezas de la organización no están presentes al 100% en la exposición de hallazgos. Cuando su input es tan importante para que los procesos caminen dentro de la empresa.
Al exponer los resultados de forma virtual, incrementaremos las oportunidades de participación de la Alta Dirección, y brindaremos oportunidades para resolver dudas, escuchar sus puntos de vista y recibir retroalimentación a la labor desempeñada.
5. Aumentan las probabilidades de resolver no conformidades.
El día a día puede consumirnos en el seguimiento a los resultados de nuestra auditoría. Sin embargo, al elaborar las auditorías virtuales, las no conformidades tienden a resolverse más fácilmente. Al contar con inputs tales como, recordatorios a nivel de correo o software y citas virtuales de seguimiento, los auditados tienen mayores probabilidades de dar respuesta a sus hallazgos y trabajar en acciones correctivas.
Una solución ideal en este punto, es trabajar en base a una carpeta compartida o nube. Esto nos permitirá tener visibilidad de los archivos que se han trabajado de los procesos y será un incentivo para presentar los resultados si aún no lo hemos hecho.
Si quieres conocer más sobre este concepto, te recomendamos ver este vídeo de nuestro canal de Youtube:
Como lo ves, las auditorías virtuales llegaron para quedarse. Con múltiples beneficios para ambas partes, prometen brindar los resultados esperados en menor tiempo. Si quieres más información sobre esta parte podemos ayudarte por dos vías:
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