Las organizaciones que quieren mantener un nivel operacional con condiciones bajo su control y orientado hacia la mejora, normalmente implementan mecanismos sencillos que facilitan la obtención de información periódica sobre un aspecto o varios en particular. Uno de los principales métodos es la auditoría, la cual puede llevarse a cabo de forma presencial o remota. En este artículo, te contaremos qué es una auditoría remota, sus ventajas y cómo llevarla a cabo.
¿Qué es una auditoría remota?
Conocer sobre situaciones vitales para el negocio, permite tomar decisiones oportunamente, es por eso que los datos obtenidos de una auditoría, ya sea interna o externa, permiten escudriñar beneficios o riesgos potenciales. Por ejemplo, a través de una auditoría interna podemos darnos cuenta si hay procesos repetitivos, cuellos de botella o retrasos a nivel de producción. Igualmente, por medio de una auditoría, es posible identificar si el personal se mantiene actualizado, o si es necesario reforzar competencias.
Las auditorías son procesos sistemáticos, independientes y documentados, para obtener evidencia objetiva y evaluarla de manera objetiva para determinar en qué medida, se han cumplido los criterios de auditoría (Sección 3.1 – Términos y definiciones – ISO 19011:2018).
Un proceso de auditoría, incluye revisiones, inspecciones o verificaciones llevadas a cabo de manera programada y a intervalos planificados. Es por esta razón que debemos considerar todos los elementos necesarios: personal con el que contamos, disponibilidad de horarios, infraestructura, tiempo, ubicación, riesgos, entre otros.
Las auditorias tiene como propósito generar validez y confianza para que se determine el grado de cumplimiento de ciertos elementos en una organización. Estos pueden ser: requisitos, normativas, reglamentos, obligaciones y condiciones contractuales. Por eso es tan importante escoger un método que permita al auditor, concluir si se cumplen o no los criterios evaluados. A través de auditorías remotas, también es posible obtener documentación sin necesidad de disponer de ellos físicamente y con los avances tecnológicos, cada vez es más fácil compartir información.
¿Cómo hacer una auditoría remota?
La manera como conducimos una auditoría se adapta al entorno al que nos enfrentamos y, de hecho, la modalidad de auditoría remota, cada vez es más frecuente, a raíz de la Pandemia.
Las auditorías virtuales o remotas, son conducidas cuando una organización realiza un trabajo o provee un servicio, usando ambientes en línea. Esto permite a las personas, indistintamente de su ubicación física, ejecutar sus procesos con normalidad, tal es el caso de la intranet o uso de “la nube”. Auditar de manera remota también incluye usar tecnología para recopilar información y entrevistar cuando no se puede cara a cara. Ejemplos de estos estos casos son las sucursales de una empresa de difícil acceso, o en ubicaciones lejanas (incluso en otro país), para disminuir los costos de transporte de personal hacia el sitio.
Cuando se lleva a cabo una auditoría remota, generalmente se consideran algunos factores importantes como:
| Utilizar protocolos de acceso a la información de manera consensuada. Por ejemplo, uso de dispositivos, software, internet, etc. | Conducir chequeos técnicos previo a la auditoría para verificar que se resuelven aspectos técnicos (micrófono, audio, video, etc.) | Asegurar disponibilidad y comunicación de los planes de contingencia. (Ej: interrupción del internet, o fallos en el equipo.) | Prever los riesgos asociados a las auditorías remotas. | Solicitar autorización previa para obtener evidencia objetiva, como capturas de pantalla, impresiones de la información, grabaciones y otros. |
Beneficios de la auditoría remota
Las auditorías remotas organizan el tiempo de mejor manera, ya que a diferencia de una auditoría in situ, permiten extenderse y profundizar siempre y cuando se tenga tiempo y equipos adecuados para obtener información.
Es importante que, con las mejoras tecnológicas, las organizaciones aprovechen llevar a cabo este tipo de auditorías, y así sus procesos, productos y servicios, son operados de acuerdo a su planificación.
El buen uso de la tecnología puede facilitarnos la experiencia de auditar una organización.
Nos apoya también a la obtención de datos e información de manera expedita y, ante la Pandemia, nos ayuda a no perder auditorías por causa del distanciamiento social.
Como puedes ver, las auditorías remotas llegaron para quedarse. Independientemente, cambie el contexto actual, son una vía rápida, práctica y menos costosa de identificar fortalezas y mejoras en tu empresa. En PROCEM, nos dedicamos a realizar auditorías remotas a empresas certificadas, por certificarse o que se quieren certificar. Contáctanos para más información.
