Los inicios de año, especialmente en épocas post-pandemia, suelen caracterizarse por ser despacios. Todo va iniciando, los clientes poco a poco van planificando sus compras y presupuesto. Por eso, es la época ideal para programar una auditoría en línea, que te permita identificar las fortalezas y oportunidades de mejora para el año que inicia.
En este artículo te contamos las 5 razones por las cuales debes programar una auditoría de inmediato.
#1. Permite encontrar nuevas oportunidades para la empresa.
La ventaja de contar con una auditoría en línea, es permitir que «ojos ajenos» inspeccionen nuestros procesos, para determinar oportunidades que quizás estamos ignorando y desaprovechando. Las oportunidades se identifican por medio del conocimiento del conexto externo de la organización. Este puede hacerse por medio de varias herramientas, como el análisis FODA, PESTLE, o como lo recomienda la ISO 9001.
A medida incorporamos y planificamos las oportunidades, la empresa puede alcanzar:
- Sobrenombre en el mercado
- Innovación en sus principales procesos, productos y servicios
- Cambios en la forma de gestionar sus actividades
- Clientes y empleados satisfechos.
Cuando los auditores identifiquen las oportunidades, recuerda que deben planificarse adecuadamente para que lleven a cabo. De lo contrario, quedarán como una lista de buenas intenciones que no logran concretarse.
#2. Trabajar en las no conformidades de los procesos.
Las no conformidades son incumplimientos a los requisitos. Especialmente, para una organización que se encuentra certificada bajo los estándares internacionales ISO, es necesario dar seguimiento, tratar y resolver las no confomidades.
Las auditorías virtuales nos permiten identificar aquellos incumplimientos a nuestros procesos y aplicar las acciones correctivas necesarias para eliminarlas de raíz.
Si quieres conocer más, de forma general, sobre estos conceptos, te invito a que veas nuestro vídeo:
#3. Fomentar el trabajo en equipo.
Dos cabezas siempre piensan mejor que una. A la hora de llevar a cabo una auditoría en línea, los líderes de proceso pueden apoyarse unos con otros, compartiendo los tips y secretos que han aplicado para:
- Resolver sus no conformidades
- Modificar su información documentada
- Logro de sus objetivos
- Buenas prácticas que han aplicado en su trabajo, entre otras.
El equipo de trabajo se fomenta entre auditor interno y líder de proceso, ya que facilita las vías para apoyarse a lograr la mejora. Los auditores deberán en todo momento fomentar el equipo de trabajo y asegurar que no están emitiendo juicios para los procesos, sino exponiendo los hallazgos que apoyarán a la gestión adecuada de los mismos.
Un tip a la hora de auditar es que empieces «rompiendo el hielo». Reserva 2 o 3 minutos para platicar de forma breve con el auditado.
#4. Evaluar la satisfacción de los clientes.
Los clientes satisfechos se los cuentan a sus amigos. Esa es la razón suficiente para dar el paso a hacer una auditoría virtual en este inicio de año. Los hallazgos de nuestros procesos, arrojarán información sobre cuán satifechos están los clientes con nuestros productos y servicios. Además brindan las guías para saber qué hay por mejorar.
Otra parte crucial es saber como dar tratamiento a las quejas de los clientes. Es una realidad que no podemos tener a todo mundo contento. Por ello, debemos asegurar tratar que esas quejas se conviertan en una oportunidad para fidelizar a los clientes. ¿Cómo?
- Primero, los clientes saben que nos equivocamos. Lo primero es reconocer el error y disculparse por lo sucedido.
- Ofrecer una solución inmediata. Estamos en la era «fast» «todo es para ayer». Cuando más rápido demos una respuesta, mejor será la retroalimentación de los clientes.
- Brindar un beneficio. Algo para compensarlo por el error o la falla cometida
- Dar seguimiento a la solución. ¿Cómo le está funcionando lo que hemos propuesto?
- Mantenerse en contacto con ellos. No perderlos de vista. Ofrecer nuevo valor de vez en cuando nos permitirá mantenerlos como clientes y superar sus expectativas.
#5. Establece un panorama para los planes del año.
¿Cómo saber si las estrategias que nos trazaremos a inicio de año funcionarán? Una vía adecuada para saberlo es una auditoría en línea. Ya que brinda el panorama o contexto adecuado en el que la empresa se rodea y permitirá que los resultados se alcancen más rápido.
Si las empresas no conocen el entorno que las rodea, esto resulta en malas decisiones, o que pueden llegar a perjudicar el futuro de la empresa o las relaciones con sus clientes. Recuerda:
Una decisión informada, es una decisión acertada.
Aprovecha el inicio de año para elaborar tus auditorías a tus procesos. Te recomendamos nuestro servicio de consultoría online, en una hora de consultoría podemos auditar dos procesos. Conoce cómo funciona aquí:
