El único propósito de una auditoría interna es dar validez y confianza a los procesos de una empresa.
¿Quién más se puede identificar con la foto?
Si nunca te han auditado, quizás no tengas idea de lo que se siente que alguien externo «te cuente las costillas». Muchos de nosotros sentimos miedo, confusión, incertidumbre… algo parecido a lo que nos ha dejado la pandemia del COVID19 😣.
Sin embargo, como lo mencionábamos en la frase del principio, el único propósito de una auditoría interna es dar validez y confianza a los procesos de la empresa. Para comprender más cada uno de estos conceptos, vamos a separarlos:
Validez:
Se refiere a todo aquello que es válido o auténtico. Además que se puede comprobar su existencia en la realidad.
Confianza:
Creencia que algo se desarrollará según su objetivo principal.
Tomando como base estas definiciones, se comprende que el rol de un auditor debe ser únicamente enfocarse en los procesos y asegurar su mejora. Contrario a lo que se cree, no se enfocan en auditar a las personas o juzgarlas, sino que apoyar a que los procesos de una empresa caminen.
Así que viéndolo de otro punto de vista, las auditorías internas tienen como único propósito ayudarnos en nuestra gestión diaria, asegurando que trabajemos de la mejor manera y que mantengamos nuestro proceso «caminando».
En los Sistemas de Gestión, se ha adoptado las auditorías como una herramienta de medición, que ayudará a identificar oportunidades y reforzar todas las ventajas de la empresa.
Específicamente, se ha lanzado una norma ISO que ayuda a los auditores internos a guiarse en el camino a elaborar una auditoría.
Dicha ayuda, podemos encontrarla en la Norma ISO 19011:2018 📘. Esta norma no es certificable, sino que únicamente brinda lineamientos y recomendaciones para aquellos que han sido nominados como auditores.
En PROCEM, hemos lanzado una formación online para tus auditores, basada en esta norma. ¿Lo mejor de todo? ¡Tiene asesorías ILIMITADAS de forma personalizada!
¿Qué es una auditoría interna de sistemas de gestión?
La norma ISO 9000:2015 la define como:
Un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
En esta definición, nos llama la atención dos características:
- Obtener evidencias: De igual forma que los detectives de programas famosos, como 007 o el Inspector Gadget, un auditor debe asegurarse de obtener evidencias que refuercen o fundamenten su hallazgo. Estas evidencias pueden ser, desde un documento, una fotografía, un correo electrónico, etc. El auditado debe colaborar en un 100% con el auditor. Después de todo, recordemos que el su único propósito es que ayude a su proceso.
- Es un proceso: Quiere decir que genera salidas para que otros procesos o áreas de trabajo se apoyen con sus resultados. Por ejemplo, tomar decisiones sobre uno o varios aspectos específicos en base a los hallazgos.
Pro’s y contras de una auditoría Interna
¿Cómo? 😱 ¿La auditoría interna puede tener contras?. Sí, si no se enfoca de la manera correcta.
Veamos primero algunos de los PRO:
✅Ayudar a mejorar: es un apoyo para que nos demos cuenta de lo que podemos mejorar en nuestra gestión.
📗Toma de decisiones basada en evidencia: los hallazgos se fundamentan en base a una evidencia, por lo que no se puede «inventar nada».
🗣Conocimiento de la empresa: A los auditores internos (que son los mismos empleados de la empresa) les permite conocer otras actividades que se desarrollan en el negocio.
😄Aumenta las oportunidades para satisfacer al cliente: ya que nos dimos cuenta de lo que «podemos hacer mejor», nuestros clientes se sentirán más confiados y contentos con los productos y servicios que les entreguemos.
Ahora veamos cuáles pueden ser algunos CONTRA, si la auditoría no se enfoca de forma correcta:
🙄Indiferencia por parte de los auditados: ya que son los mismos compañeros los que están auditando otros procesos. En muchas organizaciones, si no se comunica o fomenta el apoyo hacia el proceso de auditoría, las personas pueden tener resistencia al cambio, indiferencia o simplemente no querer colaborar con el proceso.
😣Falta de apoyo de la Alta Dirección (AD): La ISO menciona el apoyo de la AD como una característica fundamental para que todo Sistema de Gestión camine. De igual forma, para el proceso de auditoría interna. Si los auditores, no cuentan con este respaldo, la auditoría no logrará los frutos esperados.
😴Falta de seguimiento a los hallazgos: Esto va un poco combinado con la primera razón. Si las personas son indiferentes al proceso de auditoría interna, no darán seguimiento a los hallazgos encontrados y no se aplicarán las mejoras a la empresa.
🔃Que los auditores confundan su rol con consultores: esto suele suceder de forma frecuente. Especialmente cuando no se entrena constantemente a los auditores. Los auditores no deben dar consejos a los auditados, sino que solamente presentar los resultados con veracidad y exponer las evidencias.
Luego, corresponderá a cada auditado el trabajar en su plan de mejora.
Queremos aclarar:
Todos estos contras pueden mejorarse, si se trabaja en equipo, la Alta Dirección apoya y asegura los recursos para que el proceso se ejecute de forma confiable.
Para que tus auditores tengan todos los conocimientos, te recomendamos inscribirlos en nuestra formación online. Te brindaremos todos los recursos y la asistencia que necesitas, por medio de nuestras asesorías ilimitadas.
¿Lo mejor de todo? ¡Somos auditores acreditados! lo que nos permite darte tips de lo que los auditores se enfocan en tus procesos.
¡Inscríbete ahora y disfruta este beneficio de estudiar a un nuevo nivel con PROCEM!