Hemos hablado de cómo la pandemia del COVID19 ha representado una incertidumbre para nuestras empresas. El cierre ilimitado, las calles vacías, los clientes cancelando pedidos, etc. Sin embargo, sabemos que toda crisis trae consigo diversas oportunidades. Y para la mayoría de los empresarios, este momento representa el ideal para implementar estrategias de continuidad de negocio.
En este artículo, te contaremos cómo hacerlas e implementarlas durante esta época al trabajar desde casa.
¿Qué es la continuidad de negocio?
La norma ISO 22301, Requisitos de un Sistema de Gestión para la Continuidad del Negocio, la define como la preparación proactiva de la organización frente a contingencias de todo tipo. Básicamente representa una planificación consistente de lo que hay que hacer cuando una amenaza o un riesgo se vuelve palpable, permitiendo que la organización responda más eficientemente y tenga una recuperación rápida. Esto se traduce en menores costos 💰 al afrontar las consecuencias de dicho riesgo.
Especialmente a la hora de enfrentar las consecuencias de este evento sobrenatural, es necesario que cada empresario cuente con un la iniciativa de establecer planes y estrategias de continuidad de negocio, que le permitirán:
- Asegurarle tanto a sus clientes y partes interesadas que la empresa cuenta con un «plan b». Y que sus productos, procesos y servicios se encuentran a salvo.
- Resiliencia organizacional. O la capacidad que tiene la empresa para superar crisis
- Una mejor comprensión del negocio a través del análisis de asuntos críticos y áreas de vulnerabilidad.
¿Cómo empezar?
Lo primero es definir cuál es el riesgo fundamental de la pandemia y sus efectos potenciales en tu negocio.
Algunos ejemplos pueden ser:
- Pérdida de clientes, debido al cierre temporal de la sucursal física.
- Despido de empleados, al no contar con liquidez para pagarles.
- Exceso de inventario.
Puedes apoyarte elaborando una lluvia de ideas con tu equipo, de forma virtual, y luego valorízalas. Enfócate en aquel riesgo que representa la mayor amenaza para tu negocio y que, de no controlar sus efectos, tendría graves repercusiones.
Vamos a hacerlo para los ejemplos anteriores:
- Pérdida de clientes, debido al cierre temporal de la sucursal física. 2
- Despido de empleados, al no contar con liquidez para pagarles. 3
- Exceso de inventario. 1.
Como ves, el riesgo principal que esta empresa ha valorizado es: contar con un exceso de inventario. Dado que distribuye bienes perecederos, la empresa está por el momento:
⚡Gastando más energía en sus bodegas refrigeradas para preservarlos.
💸Enfrentando cancelaciones y rechazos de pedidos por parte de sus clientes.
Todo ello representa un mayor costo y consecuencias que los otros dos riesgos.
Nota aclaratoria: No descuides los otros riesgos identificados. Una vez implementes las estrategias para el #1, continúa definiéndolas para los siguientes.
Redactando estrategias de continuidad de negocio.
Las estrategias vienen a ser como el flotador que necesitamos cuando navegamos aguas profundas y desconocidas. O en donde no conocemos el destino hacia donde nos dirigimos.
Para redactarlas y que nos apoyen a controlar los efectos del riesgo, la ISO 22301 recomienda incorporar las siguientes características:
⌚Definir estrategias que acorten el tiempo de interrupción de la cadena de suministro. En otras palabras, que nos ayuden a actuar de forma eficiente, es decir cumpliendo el menor tiempo y alcanzando los resultados esperados.
🔐Proteger las actividades fundamentales de la organización. Es necesario cuidar el negocio. Ya que de no controlarse, puede llegar a quebrar o a tener graves pérdidas a futuro.
💰Establecer estrategias que representen un costo factible para la empresa. Sabemos que el dinero es un recurso indispensable para que todo negocio funcione. Lo que nos propone la ISO es definir aquellas estrategias en las que debamos invertir inteligentemente para generar más utilidades. O por lo menos no perder más dinero del que hemos invertido.
💣Definir estrategias que limiten el impacto de la interrupción de la cadena de suministro. Esto se traduce en frenar los efectos que dicho riesgo van a tener en la operación de tu empresa.
Ahora que conocemos algunas de las características que deben tener nuestras estrategias, es hora de definirlas.
Veamos cómo se verían para el caso del ejemplo anterior. Para ello nos auxiliamos de un pequeño cuadro en excel, en el cual establecimos las cuatro características que recomienda la ISO.
Puedes ver como de esta forma, tenemos una mayor claridad en lo que queremos alcanzar y descartar todas aquellas que no proceden o que no nos ayudarán a eliminar nuestro riesgo y sus posibles consecuencias.
>>Conoce más cómo redactar estrategias en este post.<<
Planificación.
Una vez definidas las estrategias, es necesario planificarlas.
La planificación nos llevará a tomar un paso a la vez y definir las acciones en concreto a hacer por día. Asegúrate de descargar nuestro formato de planificación y otras herramientas de mejora continua aquí.
O si prefieres, mira este vídeo tutorial que hicimos en nuestro canal de Youtube para elaborar planes de contingencia:
Adicionalmente a lo que mencionamos en el vídeo, para que el plan funcione es importante que lo comuniques a todo el personal relevante.
Ahora en día con la tecnología, nuestros canales de comunicación se vuelven más directos, concisos y permiten una retroalimentación fácil. Tanto con el equipo, como con nuestros clientes y partes interesadas.
Recomendaciones finales.
Esperamos que toda esta información te sea de mucho valor para definir la continuidad de tu negocio en estas épocas inciertas.
Para asegurar que funcionen, te recomendamos lo siguiente:
- Mide tus resultados. De esa forma sabrás si lo que ha cumplido como lo esperabas.
- No te desesperes si las cosas no salen como lo has establecido. Cambia el plan para alcanzar mejores resultados.
- Habla claramente con tu equipo. Que cada quien conozca la importancia de su rol en el cumplimiento de las estrategias.
- Comunícate con tus clientes. Sean transparentes. Acuerden nuevos volúmenes de venta o formas de negociación que beneficien a ambos.
Si quieres conocer más sobre cómo elaborar un plan estratégico, te recomendamos nuestro ebook, que detalla un método práctico y sencillo de aplicar.