Si ya tomaste la decisión de certificar tu empresa, ¿qué sigue?

Certificación ISO, una decisión estratégica.

Antes de iniciar, un poco de historia: 🤓

La ISO, es una organización con sede en Suiza, la cual en conjunto con la participación de sus miembros, promueve el conocimiento a fin de desarrollar normas internacionales relevantes, para respaldar la innovación y la solución a los mercados mundiales.

Toda empresa que quiera caminar hacia la mejora continua, y eventualmente hacia la excelencia, debe tomar la decisión de certificarse. Si bien es cierto que la certificación no es una garantía, si que es un apoyo grande para las empresas para sentar una base sostenible para las acciones a futuro. Decimos que no es una garantía, porque una empresa que ha conseguido certificarse puede perder este título si no mantiene los lineamientos establecidos.

Es como cuando te pones una meta de perder peso: te esfuerzas, haces dieta y finalmente rebajas las libras deseadas. Pero si no mantienes en orden tu alimentación y haces ejercicio 🏋, rápidamente ganarás el peso perdido.

En nuestro artículo anterior, mencionábamos que uno de los mitos más comunes es que la certificación ISO es solamente para empresas grandes. Esto es falso. Toda empresa que quiera optar por una certificación ISO puede adquirirla. Siempre y cuando sus procesos estén en concordancia con los requerimientos de las normas a seleccionar.

También, la certificación ISO es una carta de presentación a la hora de buscar clientes nuevos a nivel local y regional. Puesto que su propósito principal es alcanzar las expectativas de sus clientes y de ser posible, superarlas. 

Otro de los pilares de una certificación ISO, es la mitigación de riesgos y la incorporación de nuevas oportunidades. Esto permite indagar cuáles son las áreas de mejora para aplicar en el negocio y eventualmente, crecer y consolidarse. 

¿Qué es lo primero a hacer para lograr la Certificación ISO?

Te invitamos que veas este vídeo de nuestro canal de Youtube:

Tal como lo indica nuestra consultora, los pasos que debemos seguir para la certificación ISO son:

1. Escoger un estándar internacional. 

Si bien las ISO son los estándares internacionales más comunes, hay un centenar de normas que puedes seleccionar para tu empresa. Para seleccionarlo debes considerar el rubro de tu negocio y lo que crees brindará un mayor valor al mismo. Por ejemplo, si eres un consultorio médico, no te conviene certificarte en una norma de inocuidad de alimentos. O si eres una veterinaria, quizás no te convenga del todo buscar un estándar de eficiencia energética.

La selección del estándar, debe ser pensado también en función de tus clientes. Piensa: ¿Qué agregaría valor a mi producto o servicio? y evalúa la lista de las opciones.

Por mencionarte algunas de las más comunes son:

• Calidad: ISO 9001
• Medioambiental: ISO 14001
• Inocuidad de alimentos: ISO 22000
• Seguridad ocupacional: ISO 45001
• Eficiencia Energética: ISO 50001

La más común y la que se aplica a la mayoría de las organizaciones es la ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad. Quiere decir que todos tus procesos están enfocados en la satisfacción de tus clientes. 

Una vez escoges tu estándar estás listo para escoger a quién te apoyará a implementarlo.

2. Implementación del Estándar internacional.

Digamos que el estándar es la corona 🏆 , pero el verdadero esfuerzo es la implementación de un Sistema de Gestión 💯 . Un Sistema de Gestión es el conjunto de elementos internos y externos de una empresa que permiten organizarla, a fin de alcanzar sus objetivos. 

¿Cuáles son algunos de los elementos de un Sistema de Gestión? objetivos, indicadores, procesos, metas, entre otros. Lo que hace el Sistema de Gestión es que ordena cada uno de ellos, con el fin de estandarizarlos, buscando la mejora continua. Ese proceso de ordenamiento, se “premia” con una certificación. Siempre y cuando se cumpla lo definido en la norma seleccionada.

Para la implementación del Sistema, se recomienda que se apoyen de una empresa consultora con experiencia. Ya que, de esta manera, tu equipo trabajará de la mano con consultores externos, y podrás lograr la meta en menos tiempo. Otro de los beneficios es que, capacitarán a la organización acerca de las normas internacionales, sistemas de gestión y los principales cambios, para el beneficio del negocio. 

Es importante que si has pensado certificarte, marques un tiempo para establecerle a la consultora y tratar que se respete. Ya que si pasa mucho tiempo, el proyecto perderá credibilidad.

Una vez hayas seleccionado la consultora, empieza la implementación del sistema, bajo el ciclo de Edward Dheming o P-H-V-A:

Según este modelo se realiza lo siguiente:

Planear:

Planificar todas las actividades por hacer para la implementación del sistema (los consultores deberán explicarte este punto). Incluye también enseñarles a los colaboradores a que planifiquen sus actividades para eficientizar recursos. En este artículo puedes conocer más del tema. 

Hacer:

Hacer todas las actividades según lo planificado. Ojo 👀 que una vez que empieces a realizar las actividades si ves que alguna no aplica o procede, siempre puedes actualizar tu planificación.

Verificar:

Aquí se comprueban cada una de las herramientas aplicadas en “el hacer”, su efectividad en la operación. Algunas de las herramientas para verificar son: auditorías internas, medición de objetivos e indicadores, autoevaluaciones, entre otros. En esta fase de verificar es donde nace la mejora continua de todo sistema de gestión.

Actuar:

Es parecido al “hacer”, solo que ahora actuando o aplicando las mejoras encontradas en el verificar. En la fase de actuar es donde generalmente se programa la auditoría de certificación, pero ahora te comentamos más de esto.

3. Certificación del Estándar internacional.

Una vez se implementa el ciclo, se audita para asegurarse del cumplimiento del mismo. Se inicia con auditorías internas y posteriormente se programa la auditoría de certificación. Esta es ejecutada por la firma certificadora que has elegido, para validar que el sistema de gestión implementado, cumple con los requisitos de la norma ISO escogida. Ellos evalúan el cumplimiento a nivel normativo y organizacional. De ellos depende el que te entreguen o no el certificado. Por eso previo a esta auditoría te recomendamos que te prepares con estos tips.

Una vez aprueban la auditoría de certificación, el certificado puede tardar de uno a tres meses, dependiendo de la certificadora. A partir de este momento, se realizan auditorías de seguimiento para asegurar la continuidad del certificado. Por lo que es un esfuerzo constante que es premiado con: el crecimiento de la organización, la satisfacción de los clientes y la competitividad a nivel local o regional.

Esperamos haberte ayudado, dándote una guía de pasos de lo que debes hacer 😉. Si quisieras más información, no dudes en contactarnos para apoyarte en tu proceso de certificación.