Certificación ISO, una decisión estratégica para tu empresa

Si ya tomaste la decisión de certificar tu empresa, ¿qué sigue?

Certificación ISO, una decisión estratégica para tu empresa

Certificación ISO, una decisión estratégica.

Antes de iniciar, un poco de historia: 🤓

La ISO, es una organización con sede en Suiza, la cual en conjunto con la participación de sus miembros, promueve el conocimiento a fin de desarrollar normas internacionales relevantes, para respaldar la innovación y la solución a los mercados mundiales.

Toda empresa que quiera caminar hacia la mejora continua, y eventualmente hacia la excelencia, debe tomar la decisión de certificarse. Si bien es cierto que la certificación no es una garantía, si que es un apoyo grande para las empresas para sentar una base sostenible para las acciones a futuro. Decimos que no es una garantía, porque una empresa que ha conseguido certificarse puede perder este título si no mantiene los lineamientos establecidos.

Es como cuando te pones una meta de perder peso: te esfuerzas, haces dieta y finalmente rebajas las libras deseadas. Pero si no mantienes en orden tu alimentación y haces ejercicio 🏋, rápidamente ganarás el peso perdido.

En nuestro artículo anterior, mencionábamos que uno de los mitos más comunes es que la certificación ISO es solamente para empresas grandes. Esto es falso. Toda empresa que quiera optar por una certificación ISO puede adquirirla. Siempre y cuando sus procesos estén en concordancia con los requerimientos de las normas a seleccionar.

También, la certificación ISO es una carta de presentación a la hora de buscar clientes nuevos a nivel local y regional. Puesto que su propósito principal es alcanzar las expectativas de sus clientes y de ser posible, superarlas

Otro de los pilares de una certificación ISO, es la mitigación de riesgos y la incorporación de nuevas oportunidades. Esto permite indagar cuáles son las áreas de mejora para aplicar en el negocio y eventualmente, crecer y consolidarse. 

¿Qué es lo primero a hacer para lograr la Certificación ISO?

Te invitamos que veas este vídeo de nuestro canal de Youtube:

Tal como lo indica nuestra consultora, los pasos que debemos seguir para la certificación ISO son:

1. Escoger un estándar internacional. 

Si bien las ISO son los estándares internacionales más comunes, hay un centenar de normas que puedes seleccionar para tu empresa. Para seleccionarlo debes considerar el rubro de tu negocio y lo que crees brindará un mayor valor al mismo. Por ejemplo, si eres un consultorio médico, no te conviene certificarte en una norma de inocuidad de alimentos. O si eres una veterinaria, quizás no te convenga del todo buscar un estándar de eficiencia energética.

La selección del estándar, debe ser pensado también en función de tus clientes. Piensa: ¿Qué agregaría valor a mi producto o servicio? y evalúa la lista de las opciones.

Por mencionarte algunas de las más comunes son:

  • Calidad: ISO 9001
  • Medioambiental: ISO 14001
  • Inocuidad de alimentos: ISO 22000
  • Seguridad ocupacional: ISO 45001
  • Eficiencia Energética: ISO 50001

La más común y la que se aplica a la mayoría de las organizaciones es la ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad. Quiere decir que todos tus procesos están enfocados en la satisfacción de tus clientes. 

Una vez escoges tu estándar estás listo para escoger a quién te apoyará a implementarlo.

2. Implementación del Estándar internacional.

Digamos que el estándar es la corona 🏆 , pero el verdadero esfuerzo es la implementación de un Sistema de Gestión 💯 . Un Sistema de Gestión es el conjunto de elementos internos y externos de una empresa que permiten organizarla, a fin de alcanzar sus objetivos. 

¿Cuáles son algunos de los elementos de un Sistema de Gestión? objetivos, indicadores, procesos, metas, entre otros. Lo que hace el Sistema de Gestión es que ordena cada uno de ellos, con el fin de estandarizarlos, buscando la mejora continua. Ese proceso de ordenamiento, se “premia” con una certificación. Siempre y cuando se cumpla lo definido en la norma seleccionada.

Para la implementación del Sistema, se recomienda que se apoyen de una empresa consultora con experiencia. Ya que, de esta manera, tu equipo trabajará de la mano con consultores externos, y podrás lograr la meta en menos tiempo. Otro de los beneficios es que, capacitarán a la organización acerca de las normas internacionales, sistemas de gestión y los principales cambios, para el beneficio del negocio. 

Es importante que si has pensado certificarte, marques un tiempo para establecerle a la consultora y tratar que se respete. Ya que si pasa mucho tiempo, el proyecto perderá credibilidad.

Una vez hayas seleccionado la consultora, empieza la implementación del sistema, bajo el ciclo de Edward Dheming o P-H-V-A:

Certificación ISO, Ciclo de Edward Dheming

Según este modelo se realiza lo siguiente:

Planear:

Planificar todas las actividades por hacer para la implementación del sistema (los consultores deberán explicarte este punto). Incluye también enseñarles a los colaboradores a que planifiquen sus actividades para eficientizar recursos. En este artículo puedes conocer más del tema. 

Hacer:

Hacer todas las actividades según lo planificado. Ojo 👀 que una vez que empieces a realizar las actividades si ves que alguna no aplica o procede, siempre puedes actualizar tu planificación.

Verificar:

Aquí se comprueban cada una de las herramientas aplicadas en “el hacer”, su efectividad en la operación. Algunas de las herramientas para verificar son: auditorías internas, medición de objetivos e indicadores, autoevaluaciones, entre otros. En esta fase de verificar es donde nace la mejora continua de todo sistema de gestión.

Actuar:

Es parecido al “hacer”, solo que ahora actuando o aplicando las mejoras encontradas en el verificar. En la fase de actuar es donde generalmente se programa la auditoría de certificación, pero ahora te comentamos más de esto.

 

3. Certificación del Estándar internacional.

Una vez se implementa el ciclo, se audita para asegurarse del cumplimiento del mismo. Se inicia con auditorías internas y posteriormente se programa la auditoría de certificación. Esta es ejecutada por la firma certificadora que has elegido, para validar que el sistema de gestión implementado, cumple con los requisitos de la norma ISO escogida. Ellos evalúan el cumplimiento a nivel normativo y organizacional. De ellos depende el que te entreguen o no el certificado. Por eso previo a esta auditoría te recomendamos que te prepares con estos tips.

Una vez aprueban la auditoría de certificación, el certificado puede tardar de uno a tres meses, dependiendo de la certificadora. A partir de este momento, se realizan auditorías de seguimiento para asegurar la continuidad del certificado. Por lo que es un esfuerzo constante que es premiado con: el crecimiento de la organización, la satisfacción de los clientes y la competitividad a nivel local o regional.

Esperamos haberte ayudado, dándote una guía de pasos de lo que debes hacer 😉. Si quisieras más información, no dudes en contactarnos para apoyarte en tu proceso de certificación.

 

¿Cómo tratar los riesgos y convertirlos en oportunidades?

“La palabra “riesgo” algunas veces se utiliza cuando sólo existe la posibilidad de consecuencias negativas”.
– ISO 9000:2015.

Y es que estas palabras parecen estar de moda: riesgo, medición de riesgos, mitigación de riesgos… Pero aún la tendencia repunta en “cómo tratar los riesgos”.

La referencia que hacemos a la ISO 9000:2015 nos parece interesante desde el enfoque de las consecuencias, sin embargo es importante que como en todo, consideremos la probabilidad  de que un evento realmente ocurra. En este caso, la nueva versión de la ISO 9001 nos muestra el pensamiento de convertirlos en oportunidades.

Antes que entremos en materia, veamos el siguiente vídeo:

Si bien es cierto, este es un vídeo de trabajo en equipo, podemos sacar muchas enseñanzas para tratar los riesgos. Abajo detallamos algunas:

  1. Ante un evento eminente, un líder debe organizar a su equipo para que ejecute las acciones necesarias y convertir ese riesgo en una oportunidad (para aprender, mejorar, crecer…).
  2. Todos los miembros involucrados tienen un objetivo en común. En este ejemplo es lograr que el águila no los coma! 😀
  3. Es necesaria la participación de cada uno para tratar los riesgos. De lo contrario, no se lograrían los objetivos.
  4. Todas las organizaciones son diferentes (como los animalitos). Sin embargo, los riesgos se tratan de la misma manera: con un objetivo en común y trabajando en equipo.

¿Qué otras enseñanzas sacas de este vídeo? Compártelas en los comentarios abajo 😉 ¡Nos interesa mucho tu opinión!

Tratar los riesgos: ¿Para qué?

Bien, al tema de este artículo: tratar los riesgos. Un riesgo es el efecto de la incertidumbre; una desviación sobre lo esperado. Un riesgo puede ser algo que nunca se haya presentado o que ya lo hayas experimentado en tu entorno. Al tratar los riesgos, en cierta manera estamos asegurándonos que cuando se presenten dichas incertidumbres, sabremos qué hacer. O mejor aún, reduciremos las probabilidades de que se presente una incertidumbre.

Hoy en día existe la creencia que cuando hablamos de riesgos organizacionales, nos referimos únicamente a aquellos que tienen que ver con seguridad ocupacional y no siempre es así. Cuando nos referimos a riesgos organizacionales, hablamos de los que afectan directamente nuestros productos y servicios. Algunos ejemplos de riesgos son: desconocimiento de la diversidad de competidores en el mercado, incremento de impuestos a mi producto o servicio, pérdida de clientes, entre otros.

El tratar los riesgos te permitirá tener una visión amplia de tu negocio y el mercado, para poder explotar tus oportunidades. Te permitirá volverte más competitivo en tu sector al tener “un As bajo la manga” que puedes usar ante cualquier eventualidad. Así como también, no solamente “apagar incendios”, sino prever que estos no sucedan.

En este sentido, tratar los riesgos debe convertirse en una prioridad para las organizaciones.

Tratar los riesgos inminentes

Bien, ¿cómo hacerlo?

Para empezar a tratar los riesgos debes primero identificarlos, es decir, lo que afecta a tu negocio a nivel interno (colaboradores, políticas, etc.) y externo (competencia, leyes, mercado, etc.).

Una vez identificados los riesgos, debes juntar a tu equipo para que trabajen lo siguiente:

  1. Determinar cuáles son las claves para mitigarlos de inmediato: empezando por aquellos que afectan directamente a tu producto o servicio. Trabajar éstos como prioridad y luego los demás te permitirá planificar adecuadamente su tratamiento (Planifica las sesiones utilizando esta guía).
  2. Pensar en las causas que originan cada uno de esos riesgos. Por ejemplo si tu riesgo es: “Que la competencia copie tu producto o servicio”, piensa qué lo ha ocasionado. Algunas pueden ser: Filtración de la información de nuestros productos, no contar con un elemento diferenciador ante la competencia, etc. Con tu equipo de trabajo haz la lista de todas las causas posibles, como una lluvia de ideas, y clasifiquen las más importantes, a su criterio. 
  3. Una vez han seleccionado las más importantes, deben planificar las actividades que harán para solventar esas causas. Lleven a cabo sus actividades y evalúen los resultados. 

Como te mencionábamos más arriba, un riesgo puede ser algo que ya haya sucedido o que aún no sucede, pero bien sabemos que “hombre prevenido vale por dos”. Empieza a tratar los riesgos de tu organización y verás como se generarán más oportunidades para ustedes.

Transición a la ISO 9001:2015

Conoce los pasos para llevar a cabo tu proceso de transición a la ISO 9001:2015.

Transición ISO 9001

 

 

 

 

 

 

 

Todo en la vida cambia, y en esta ocasión la Organización Internacional de Estándares (ISO) no se quedó atrás. Es hora de llevar a cabo la transición a la ISO 9001:2015. 

En esta nueva versión, se incluyen cambios que benefician a las empresas por un involucramiento clave de la alta dirección y un manejo de los riesgos organizacionales. Uno de los cambios significativos es que desaparece la figura del Representante de la Dirección (RD). Ahora, se empoderan a los líderes de cada uno de los procesos a ser los responsables de la gestión y mejora de sus procesos. Sobretodo, a presentar los resultados para que sean evaluados y revisados por la alta dirección.

Otro de los cambios más significativos ha sido la incorporación de la Estructura de alto nivel; alineando el contenido de las diferentes normas publicadas en su más reciente versión. Así que, las empresas pueden certificarse bajo uno o más estándares mundiales siguiendo un mismo “esqueleto” de información documentada o manual. ¿Te imaginas qué tan competitivo puedes ser adoptando más de un estándar internacional? 

Bien, entrando en materia de transición de la ISO 9001:

El IAF (International Acreditation Forum) ha definido que el período de transición ocurra dentro de 3 años, posterior a la publicación de la norma:

Quiere decir que las empresas certificadas tienen hasta Septiembre 2018 ⏰ para llevar a cabo su transición.
Inicia ya tu transición a la ISO 9001:2015

¿Qué pasos debo seguir para llevar a cabo la transición?

PROCEM Consultores te propone estos pasos para que inicies la transición a la ISO 9001:2015

1) Planificar las actividades necesarias para la transición

En este punto te puede ayudar una firma consultora o tu auditor líder. Debes empezar a enlistar todas las actividades a llevar a cabo para la transición, empezando a con identificar en primer lugar las brechas que tiene tu SGC, de conformidad con el nuevo estándar.

Una vez identificadas esas brechas, empieza a planificar tus actividades, estableciendo una fecha de inicio y finalización; así como las personas responsables de llevarlas a cabo.

Funciona muy bien si utilizas esta guía.

2) Capacita a tu personal.

Con los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015. Debes asegurarte que tu personal conozca los principales cambios, los nuevos requerimientos y las modificaciones a realizar en su proceso. La ISO nos ha facilitado una matriz de correlación entre las diferentes cláusulas de la norma para una mejor comprensión. 

 

 

En esta capacitación podrán tomar ciertas decisiones:

  • ¿Mantenemos a nuestro RD o empoderamos a los líderes?
  • ¿Qué metodología aplicaremos para planificar las acciones para abordar los riesgos?
  • ¿Cómo evaluaremos a nuestros proveedores?

No te preocupes que estas respuestas te las irás respondiendo a medida que tu consultor te apoye en el proceso.

3) Modificar la información documentada

Una vez capacitado el personal, debes actualizar la información documentada, en base a los nuevos requerimientos de la ISO 9001:2015. La nueva norma no exige un manual de calidad pero sí una información documentada que esté disponible para todo el Personal involucrado en el SGC. ¿Puedes seguir utilizando el manual de calidad? Por supuesto que sí! únicamente modificando los requerimientos en esta nueva versión.

Una vez actualices tu documentación, capacita a tu personal en tu manual. Recuerda que hay varios cambios y que con este entrenamiento reforzarás los conocimientos de tus colaboradores en la norma.

También debes asegurarte que esta nueva información sea comprendida por todos tus colaboradores y esté accesible a los mismos.

Nota que un cambio importante en esta versión, es la incorporación de los objetivos estratégicos de la compañía como base del alcance del SGC.

Este cambio debe ser reflejado también en tu información documentada. 😉

4) Mide tu nuevo SGC

Una vez actualizada tu información, sigue la medición. En PROCEM Consultores te recomendamos que formes nuevamente a tus auditores internos. Al refrescar sus conocimientos, basados en la nueva norma, su desempeño será espectacular. Te recomendamos que tomes insumos de la 19011:2018 que está en proceso de ser aprobada.

Ahora, empieza a construir tu plan y programa de auditoría, para que empiecen a auditar los procesos. Recuerda que no debes asustarte cuando en la primera vuelta, te salgan muchas no conformidades, lo importante es que los auditores internos logren identificarlas antes del certificador.

Luego, que cada líder de proceso, en conjunto con sus participantes empiece a trabajar en resolver las no conformidades de su proceso y oportunidades de mejora.

Seguido de las auditorías, o en combinación, debes empezar a medir tus objetivos por medio de KPI´s que permitan generar eficiencia y eficacia del proceso. Los objetivos deben ser SMART.

A la vez, debes asegurarte de la satisfacción de tus clientes 😍, después de todo para ellos es que se implementa un SGC. Establece los métodos para medir el grado de satisfacción con tus productos y servicios; y también los aspectos en los cuales pueden mejorar como negocio. Este punto es vital, sobretodo porque crea una relación de acercamiento con tus clientes. No dejes para el final del año las encuestas de satisfacción, pregúntales constantemente sus expectativas y necesidades para fidelizarlos.

En este punto, es esencial el rol de la Alta Dirección, que funja como apoyo al desempeño y desarrollo de la eficacia del SGC de tu negocio. 

Como parte de la medición, también establezcan nuevos aspectos de mejora para incluirlos como indica el capítulo 10 de la norma. Acuérdate que todo es parte de buscar poco a poco la excelencia para alcanzar las expectativas de los clientes, y cuando sea posible superarlas.

 

5) Prepárate para la auditoría de certificación bajo el nuevo estándar.

Una vez el auditor líder valide el estado de la organización ante el estándar implementado, es hora de que te prepares para la auditoría de certificación. Usa nuestros tips como ayuda. 

¡Y ya está! no es tan complicado como piensas. Como mencionamos anteriormente, esta nueva norma trae muchos beneficios que apoyarán a tu empresa.