La importancia de contar con un manual de procesos

Todo en la vida es un proceso. Desde que nos levantamos hasta que nos acostamos a dormir…

Por esa misma razón, es indispensable contar con un manual de procesos en tu empresa, que consolide cada una de las actividades que se llevan a cabo.

Iniciemos definiendo qué es un proceso.

Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Pongamos un ejemplo de la vida diaria, para comprender mejor este concepto:

Via Tasty

¿Ya te dió hambre? a nosotros también. En el vídeo te hemos mostrado el proceso de hacer un pastel. Las entradas, son cada uno de los ingredientes que lleva ese postre (huevo, harina, leche condensada, etc). Por otra parte, puedes ver que las entradas, se combinan, por medio de actividades relacionadas (batir los ingredientes, hornear el pastel, etc.). Lo que nos da como resultado un delicioso pastel.

Pongamos ahora un ejemplo de una empresa productora de camisetas , los procesos involucrados son:

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Centrémonos en el proceso de inventario. ¿Cuáles son los componentes de este proceso?

Entradas: Materia prima de los proveedores.

Actividades relacionadas: Recepción de los materiales, comprobar que todo esté de acuerdo a la orden de compra, colocar en los anaqueles, introducir al sistema.

Resultado: Materia prima lista para que el proceso de fabricación pueda iniciar con la elaboración de las camisetas.

¿Ves como todo es un proceso? Ahora veamos por qué es importante consolidarlos todos dentro de un manual:

1. Estandarizar conocimientos

El contar con un manual de procesos, permite a una empresa estandarizar sus conocimientos para todo el personal. Sobretodo es importante, ya que el producto y servicio entregado a los clientes será siempre el mismo, sin importar quien lo elabore. Es importante no solo documentar los procesos, sino capacitar al personal para lograr que se cumpla lo que está escrito.

Además, cuando los colaboradores tienen acceso al manual de procesos, conocen las implicaciones que tiene su cliente interno, al no recibir un producto conforme. Esto permitirá además, disminuir las posibles fallas y los re procesos a la hora de producir tu producto o servicio.

En PROCEM te recomendamos: trata de hacer tu manual de procesos lo más sencillo y comprensible; y de ser posible incluye algunos dibujos. Para muestra un botón .

2. Permite consultar información.

¿Has estado alguna vez en el banco y cuando preguntas algo a un ejecutivo se ha tenido que levantar para preguntarle a su superior? Es molesto tener que esperar, sobretodo ahora que los consumidores nos hemos vuelto más exigentes.

Pues con un manual de procesos, esta espera puede evitarse. Al documentar tus actividades, el personal sabrá adonde buscar cuando tu cliente tenga una consulta o el mismo tenga una duda en su proceso.

También el consultar información en el manual de procesos, permitirá que tus colaboradores se familiaricen con el manual y lo empezarán a utilizar con más frecuencia. Recuerda también, que los procesos deben ir cambiando, no se debe hacer un manual de procesos y dejarlo para siempre. Las nuevas tecnologías, exigencias de los clientes, requerimientos de gerencia, nos van dando la apertura a hacer cambios a nuestro manual. Por lo que es importante que a la hora de consultar la información, tus empleados conozcan que están manejando la última versión del manual.

3. Facilidad para capacitar

Es más fácil capacitar al personal cuando tienes un manual de procesos actualizado. Esto te permitirá que los nuevos colaboradores, empiecen leyendo el manual y se enamoren de la cultura de tu negocio.

Un empleado capacitado, está motivado para realizar su trabajo y tratar mejor a tus clientes. Por eso, te recomendamos que capacites constantemente a tus colaboradores, y empieces a disfrutar los beneficios de esta inversión. Como PROCEM, nos podemos a la orden para capacitar a tu personal en estos temas.

4. Permite la apertura a la mejora continua

Ya lo habíamos mencionado antes, pero consideramos que es importante recalcar este punto. La mejora continua se construye por medio de: encuestas de satisfacción, resultados de auditoría, requerimientos de alta gerencia, etc. También por el aporte de cada uno de los empleados que «opera» el proceso, al simplificar las actividades.

El empowerment hacia tus colaboradores, permitirá la motivación y la fidelización de cada uno de ellos hacia tu empresa, Poco a poco dales la apertura de hacer mejoras cambios al proceso, y aprovecha el recurso valioso que tienes en tu organización.

Pues como ves, el contar con un manual de procesos no es igual a burocracia, sino que permite múltiples ventajas que verás reflejadas en la satisfacción de tus clientes y colaboradores.