Como prepararte para una auditoría

¿Cómo estar preparado para una auditoría?

Si ya te han hecho una auditoría, seguramente ya has experimentado miedo, pánico y nervios. Pareciera que los auditores son “como zombies” que vienen a devorarnos. 

Pero no tiene que ser así…

En este artículo te enseñaremos, desde nuestro punto como auditores certificadores, la forma para estar preparado ante una auditoría, ya sea esta interna o externa.

La ISO 9000 nos brinda una definición amplia:

“La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas, de manera objetiva”.

En otras palabras, el auditar los procesos ayuda a la organización a validar que lo que está escrito se está cumpliendo. Son una herramienta eficaz y fiable, para dar información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

Algo que queremos aclararte es que las auditorías se hacen a los procesos y no a las personas. Es decir que cuando se encuentran no conformidades, las mejoras a aplicar, será a tu proceso, SIEMPRE.

auditoría de procesos

¿Cómo estar preparado para una auditoría?

Bien, entremos en materia. Te vamos a revelar algunos secretos, 😆 así que debes prometernos que los pondrás en práctica.  Estamos seguros que si sigues estos tips dominarás tu próxima auditoría. Ok… comencemos:

TIP #1. Relájate

Suena divertido, pero es nuestro primer consejo. Recuerda que el auditor es tu amigo y viene a apoyar a tu proceso. Es normal que te pongas algo nervios@, sin embargo te recomendamos que respires profundo y recuerda que todo lo que encuentre te servirá de ayuda para mejorar. Adicionalmente, recuerda recibir a tu auditor con una actitud positiva y de apertura, dales tu tiempo y sé empático con ellos. Siempre es bueno empezar a charlar 1 ó 2 minutos con ellos antes de entrar en materia para que sepan que cuentan con tu atención.

TIP #2. Contesta únicamente lo que te preguntan.

Muchas veces divagamos en nuestras respuestas y damos más material a los auditores para que nos sigan preguntando. Es por eso, que debes contestar únicamente lo que te preguntan, nada más. Permite que el auditor analice tu respuesta y si necesita más aclaración, deja que sea el quien te lo pregunte.

TIP #3. Muestra tus resultados.

Dales evidencia a los auditores sobre tu respuesta. Muestra lo que has hecho y lo que está en proceso de hacerse. Si no tienes evidencia, también debes mencionarlo, para que coloquen las oportunidades de mejora a tu proceso. Esto de los resultados va de la mano con el tip anterior, muestra solo lo que te piden y nada más. Si tienes papeles o archivos desordenados y muestras más cosas puede ser contraproducente para tu proceso.

TIP #4. Pregunta si algo no te queda claro.

Al final son tus amigos y vienen a apoyar a tu proceso. Consúltales si algo no te queda claro, y si no entendiste la pregunta, pídeles que te la re formulen o te la hagan de otra forma. Pídeles también que te pongan un ejemplo, que te lo grafiquen. A los auditores nos interesa más que el auditado entienda, a que no nos comprenda y nos dé otra respuesta. Recuerda que es tu amigo y debe ayudarte.

TIP #5. Solicita que te expongan las conclusiones que encontraron en tu proceso.

Cada auditor tiene su propio criterio y generan conclusiones a partir de cada auditoría. Sin embargo, siempre deben tener en cuenta el alcance. Por ejemplo, en las auditorías de procesos, el alcance será el manual de procesos; en una auditoría financiera, los indicadores financieros, estados de resultados, balances, etc. No te pueden preguntar algo que no esté a su alcance, porque sino no fuera ético de su parte. Es por eso que es importante, que cuando la auditoría concluya, te expongan las cosas que encontraron. Con estas conclusiones, podrás tomar nota de las no conformidades y oportunidades de mejora a tu proceso, para tomar acción y empezarlas a hacer.

TIP #6. Da seguimiento a tu reporte de auditoría

A veces somos tentados que como las auditorías se hacen una o dos veces al año, dejamos las mejoras a aplicar por último. ¡No lo hagas! 🚫 es necesario que planifiques las correcciones a aplicar para que la auditoría realmente ayude tu proceso. Con una buena planificación, las mejoras se irán viendo progresivamente y te beneficiarán.

 

Esperamos que nuestros consejos te sirvan de mucha ayuda, déjanos saber en los comentarios abajo. 😉

Consejos para convertirte en un líder

Nosotros te damos los consejos para convertirte en un líder, pero tú nos tienes que prometer que los llevarás a cabo.

Hace un par de días, hicimos la siguiente consulta en Facebook y Twitter: 

Un líder, ¿nace o se hace?

Y las respuestas variaron por los usuarios:

  • En Facebook, el 84% de los que opinaron dijeron que un líder nace, y solo el 16% dijo que nace.
  • En Twitter, el 100% opinó que se hace.

Entonces, ¿cuál es la respuesta correcta? 

¡Las dos son correctas! Un líder nace, porque siempre hay personas que tienen talento para “llevar la batuta” en las actividades. Y por ende, sobresalen ante los demás con su actitud de liderazgo. Sin embargo, los líderes también se hacen, puesto que si una persona tiene la convicción y el deseo de lograrlo, puede hacerlo.

Por aquellos que tienen las ganas de alcanzar el liderazgo, hemos escrito este artículo, para darte algunos consejos como de cómo lograrlo.

Conviértete en un líder en 3,2,1.

El termino Líder proviene del inglés leader, y hace referencia a conducir, guiar, dirigir, dirigente o jefe. Un líder es el individuo de un grupo que ejerce una mayor influencia en los demás, se le considera como orientador. Presenta la habilidad de convencer a otros de que trabajen con entusiasmo para lograr los objetivos definidos.

Consejos para convertirte en un líder

Para ser líder, no basta solo ser extrovertido, sino guiar y convencer a las demás personas de que tu manera de trabajar funciona. Además, que todos pueden beneficiarse si trabajan en equipo. 

Antes de entrar en materia, queremos diferenciar entre un líder y un jefe. Un líder fomenta el trabajo en equipo, cumple sus funciones, construye y es empático. Por lo contrario, un jefe delega funciones, exige resultados sin comprometerse al trabajo y solo busca su bienestar. Lo mejor de todo es que, para ser líder, no necesitas ser jefe.

Como mencionábamos anteriormente, si traes la “espinita” del liderazgo” aquí te vamos a dejar unos consejos para lograrlo:

1. Tener una motivación / objetivo.

El primer paso es, tener la convicción personal de convertirte en un líder. La motivación, como sabes es personal y puede provenir de varias fuentes. Debes identificar que es “aquello” que te mueve a convertirte en un líder. Los seres humanos funcionamos en base a creencias/convicciones, y podemos nuestro corazón en ello.

Inicia preguntándote: ¿Qué puedo hacer diferente? ¿Qué haría yo si estuviera a cargo? Respondete y busca cuál sería el beneficio de esa acción que podrías hacer. Ese beneficio se convertirá en tu motivación, la cual es vital para alcanzar el liderazgo.

Pongamos un ejemplo. Mi nombre es Marta, trabajo como secretaria administrativa de 8 a 5 pm, llevo ya 5 años en este trabajo y lo domino a la perfección. Estoy un poco acomodada con lo que hago.

¿Qué puedo hacer diferente? Digitalizaría muchas de las cosas que hago a mano y quisiera que hubiera un plan de carrera en la empresa.

¿Cuál es mi beneficio? Aprender cosas nuevas, iniciar nuevos proyectos, descubrir lo que puedo ser capaz de hacer.

Ahí tienes tu motivación. Con esto en mente, es hora que pasemos al segundo paso.

2. Capacitación.

El segundo paso para convertirte en un líder es capacitarte. Y con esto no te estamos diciendo que vayas a buscar un curso especializado, sino que busques en Internet recursos para capacitarte gratis. Algunos ejemplos pueden ser: tutoriales en Youtube, artículos de blogs de expertos, ebooks de fórmulas para el éxito, entre otros.

En PROCEM, fomentamos esta metodología de auto aprendizaje y en una de nuestras búsquedas nos encontramos con este modelo de Jurgen Klaric, autor de “Cómo venderle a la mente y no a la gente”.

Convertirte en un líder

Nos capacitamos en como utilizar este método y nos ha servido para nuestras ventas con clientes, así que te lo recomendamos. Arriba te dejamos el link de su página web. 

Arriba te hemos puesto un ejemplo, pero tu puedes escoger el que más te guste. Entre más conocimiento tengas, mucho mejor. Capacítate para mejorar, siempre es bueno todo el conocimiento que puedas adquirir, y ahora con el internet tenemos un amplio contenido que podemos aplicar.

Siguiendo el ejemplo, digamos que Marta se ha capacitado y que decidió utilizar el modelo de Jurgen para exponer sus ideas a sus superiores, veamos como los abordaría:

“Al aplicar los cambios que propongo, no solo seremos más eficientes sino que motivaremos al personal, lo que disminuirá la rotación y aumentará la satisfacción del personal y por ende la de nuestros clientes”. 

Los jefes de Marta mostrarán estas cara: 😍😲😻😝. Prueba este modelo o sino otros pero lo importante es que te capacites para que te conviertas en un líder.

3. Lánzate al estrellato de ser líder.

Ya que te has capacitado, es hora de probar tus habilidades como líder. Empieza poco a poco y verás como tus compañeros notarán la diferencia. Una persona líder es más probable que crezca dentro de una organización a otra que simplemente se conforma con las cosas como están. No te conformes, motívate y verás como todo fluirá.

Este liderazgo puede llevarte hasta emprender tu propio negocio y trabajar por algo que es tuyo y de tus hijos. No tengas miedo, solo es que tomes la decisión y pierdas el miedo. Recuerda que el valor es la mitad de la vida y el miedo no debe frenar nuestros sueños.

Por favor déjanos saber en los comentarios si probaste los consejos que te hemos dado y como te funcionaron, nos encanta ayudarte.

Espera más tips, consejos, herramientas la próxima semana. 😁

Conviertete en un lider

 

La importancia de contar con un manual de procesos

La importancia de contar con un manual de procesos

Todo en la vida es un proceso. Desde que nos levantamos hasta que nos acostamos a dormir…

Por esa misma razón, es indispensable contar con un manual de procesos en tu empresa, que consolide cada una de las actividades que se llevan a cabo.

Iniciemos definiendo qué es un proceso.  

Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Pongamos un ejemplo de la vida diaria, para comprender mejor este concepto:

¿Ya te dió hambre? 😄 a nosotros también. En el vídeo te hemos mostrado el proceso de hacer un pastel. Las entradas, son cada uno de los ingredientes que lleva ese postre (huevo, harina, leche condensada, etc). Por otra parte, puedes ver que las entradas, se combinan, por medio de actividades relacionadas (batir los ingredientes, hornear el pastel, etc.). Lo que nos da como resultado un delicioso pastel.

Pongamos ahora un ejemplo de una empresa productora de camisetas 👕 , los procesos involucrados son:

Manual de procesos

 

Centrémonos en el proceso de inventario. ¿Cuáles son los componentes de este proceso?

Entradas: Materia prima de los proveedores.

Actividades relacionadas: Recepción de los materiales, comprobar que todo esté de acuerdo a la orden de compra, colocar en los anaqueles, introducir al sistema.

Resultado: Materia prima lista para que el proceso de fabricación pueda iniciar con la elaboración de las camisetas.

¿Ves como todo es un proceso? Ahora veamos por qué es importante consolidarlos todos dentro de un manual:

1. Estandarizar conocimientos

El contar con un manual de procesos, permite a una empresa estandarizar sus conocimientos para todo el personal. Sobretodo es importante, ya que el producto y servicio entregado a los clientes será siempre el mismo, sin importar quien lo elabore. Es importante no solo documentar los procesos, sino capacitar al personal para lograr que se cumpla lo que está escrito.

Además, cuando los colaboradores tienen acceso al manual de procesos, conocen las implicaciones que tiene su cliente interno, al no recibir un producto conforme. Esto permitirá además, disminuir las posibles fallas y los re procesos a la hora de producir tu producto o servicio.

En PROCEM te recomendamos: trata de hacer tu manual de procesos lo más sencillo y comprensible; y de ser posible incluye algunos dibujos. Para muestra un botón 👆.

2. Permite consultar información.

¿Has estado alguna vez en el banco y cuando preguntas algo a un ejecutivo se ha tenido que levantar para preguntarle a su superior? Es molesto 😡 tener que esperar, sobretodo ahora que los consumidores nos hemos vuelto más exigentes.

Pues con un manual de procesos, esta espera puede evitarse. Al documentar tus actividades, el personal sabrá adonde buscar cuando tu cliente tenga una consulta o el mismo tenga una duda en su proceso.

También el consultar información en el manual de procesos, permitirá que tus colaboradores se familiaricen con el manual y lo empezarán a utilizar con más frecuencia. Recuerda también, que los procesos deben ir cambiando, no se debe hacer un manual de procesos y dejarlo para siempre. Las nuevas tecnologías, exigencias de los clientes, requerimientos de gerencia, nos van dando la apertura a hacer cambios a nuestro manual. Por lo que es importante que a la hora de consultar la información, tus empleados conozcan que están manejando la última versión del manual.

3. Facilidad para capacitar

Es más fácil capacitar al personal cuando tienes un manual de procesos actualizado. Esto te permitirá que los nuevos colaboradores, empiecen leyendo el manual y se enamoren de la cultura de tu negocio. 

Manual de procesos

Un empleado capacitado, está motivado para realizar su trabajo y tratar mejor a tus clientes. Por eso, te recomendamos que capacites constantemente a tus colaboradores, y empieces a disfrutar los beneficios de esta inversión. Como PROCEM, nos podemos a la orden para capacitar a tu personal en estos temas.

4. Permite la apertura a la mejora continua

Ya lo habíamos mencionado antes, pero consideramos que es importante recalcar este punto. La mejora continua se construye por medio de: encuestas de satisfacción, resultados de auditoría, requerimientos de alta gerencia, etc. También por el aporte de cada uno de los empleados que “opera” el proceso, al simplificar las actividades.

El empowerment hacia tus colaboradores, permitirá la motivación y la fidelización de cada uno de ellos hacia tu empresa, Poco a poco dales la apertura de hacer mejoras cambios al proceso, y aprovecha el recurso valioso que tienes en tu organización. 

Pues como ves, el contar con un manual de procesos no es igual a burocracia, sino que permite múltiples ventajas que verás reflejadas en la satisfacción de tus clientes y colaboradores. 😍

Planeación estratégica 2018: guía para el éxito

Como si nada ya estamos en el décimo mes del 2017. Con esta época llegan muchas exigencias para ser mejores que el año que ha pasado. Empecemos bien con una planeación estratégica 😉

Para que alcances tus metas en este 2018 que se avecina, PROCEM Consultores te propone que elabores una planeación estratégica. Creemos que un plan para una empresa, es lo que para un pirata es un mapa: no puedes encontrar el tesoro sin el mismo. 

Es por eso, que decidimos escribir este artículo para ayudarte en la construcción de tu plan para el nuevo año.

Un plan estratégico es básicamente el resumen de las estrategias de tu negocio para el año que viene y la forma cómo alcanzarlas. Como te mencionábamos en este artículo anteriorun componente principal del plan es que no debe quedar estático, sino que debe modificarse constantemente. Es decir que a medida que tu plan se va desarrollando, puedes cambiar algo que en la realidad no te está funcionando. Es por eso que un plan estratégico marca el inicio del éxito, porque lleva a cabo la mejora continua.

Bien, entrando en materia.  ¿Qué debe llevar una planeación estratégica para que sea una guía para el éxito?  7 elementos:

  1. FODA de la empresa
  2. Objetivos para el nuevo año
  3. Estrategias para alcanzar tus objetivos
  4. Actividades a llevar a cabo tus estrategias
  5. Tiempo de inicio y finalización
  6. Responsables de cada actividad
  7. Recursos de cada actividad

Para tu mejor comprensión, hemos representado gráficamente cada uno de estos elementos:

Componentes de una planeación estratégica

1. FODA: 

Al inicio de tu plan estratégico debe ir un diagnóstico o una foto actual de tu empresa, y para ello te recomendamos que te auxilies de la herramienta del FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Enlista cada una de dichos enunciados de forma corta y comprensible, por ejemplo:

  • Fortalezas: buen posicionamiento en el mercado, recurso laboral comprometido y competente, etc.
  • Oportunidades: expansión de las ofertas en servicios para los clientes, diversificación de productos, etc.
  • Debilidades: no contar con un sitio web, falta de seguimiento a las ofertas, etc.
  • Amenazas: incremento de impuestos para el sector, año pre electoral, fuerte competencia en el sector, etc.
2. Objetivos para el nuevo año:

Posterior a identificar el status actual de tu empresa, empieza a redactar los objetivos que quieres alcanzar. Te recomendamos que no sean más de 3. La clave para redactar tus objetivos es que sean SMART:

Objetivos SMART para la planeación estratégica

Un ejemplo puede ser:

Implementar una metodología de valor agregado a los principales productos y servicios de la compañía, en el primer semestre del 2018, con el fin de fidelizar a nuestros clientes actuales e incrementar nuestra participación en el mercado en un 2%.

En el objetivo arriba te hemos marcado en diferente color, como estamos cumpliendo cada una de las características SMART (según el dibujo). Cuando construyes un objetivo tan específico como este, podrás alcanzarlos fácilmente e involucrar a varias áreas para lo mismo.

Empieza a pensar estratégicamente: ¿Qué objetivos SMART puedo marcar para el 2018?

3. Estrategias para alcanzar tus objetivos

Te contamos un dato histórico: las estrategias fueron creadas por el ejército, al idear acciones específicas para vencer a su país enemigo durante la guerra.

Ahora que ya has definido bien tus objetivos para el 2018, piensa en  ¿cómo harás para alcanzarlos?, y con eso te presentamos: las estrategias. Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. 

Sigamos con el ejemplo anterior. Las estrategias que podemos definir para nuestro objetivo se verían algo así:

a. Crear un programa de premiación para los clientes frecuentes.

b. Identificar nuevos mercados fuera de las fronteras patrias para exportar nuestros productos.

c. Introducir un producto o servicio nuevo al mercado.

Las estrategias deben de ser concisas y claras, para que puedas desarrollarlas posteriormente.

4. Acciones para alcanzar las estrategias, 5. Tiempo, 6. Responsables, 7. Recursos

Decidimos unir los últimos componentes, porque todos tienen relación; entonces aquí te presentamos como se verían nuestras acciones, tiempo, responsables y recursos para nuestra primera estrategia.

Estrategia:

a. Crear un programa de premiación para los clientes frecuentes. 

Acción 1:

– Realizar una reunión de brainstorming para identificar los programas actuales.

Tiempo: Fechas propuestas: 15 al 20 de enero de 2018; 

Responsables : Gerencia General, Gerente Administrativo, Gerente de Marketing, Gerente de Sistemas, Gerente de Planeación.

Recursos: Oficina para la reunión, computadora, minuta de reunión.

Acción 2:

– Consultar la opinión de los clientes acerca de los programas seleccionados (aquellos que son viables para la empresa).

Tiempo: Fechas propuestas: 01 al 20 de Febrero de 2018; 

Responsables : Gerencia de Marketing y asistentes

Recursos: Encuestas por internet, llamadas telefónicas, vehículo para visitas a clientes principales.

Acción 3:

– Al tener un método seleccionado, es necesario reunir a cada una de las áreas involucradas para definir las responsabilidades y tiempos de ejecución.

Tiempo: Fechas propuestas: 01 al 30 de Marzo de 2018; 

Responsables : Gerencia de Marketing, Atención al Cliente y Gerente Administrativo

Recursos: Minuta de reunión, archivos para seguimiento, planeación para definir fechas específicas

Acción 4:

– Conducir una prueba piloto del método

Tiempo: Fechas propuestas: 01 al 30 de Abril de 2018

Responsables : Atención al Cliente

Recursos: Vehículo para visita a los clientes, llamadas por teléfono, sala de reuniones para recibir a los clientes en la empresa.

Acción 5:

– Evaluar los resultados de la prueba piloto y ejecutar correcciones, si las hubiere.

Tiempo: Fechas propuestas: 01 al 30 de Mayo

Responsables : Gerencia de Marketing

Recursos: Reporte para Gerencia General, Autorización de Gerencia para implementar el método, Lista de las correcciones a aplicar, etc.

Como ves, la planeación estratégica no es complicada, pero si demanda mucho trabajo. Un buen tip para que tu planeación estratégica sea fenomenal es que involucres a las áreas de trabajo y compartas las estrategias, para que ellos te apoyen con algunas ideas.

 ¡Feliz planeación!

¡Si quieres que ayudemos a tu empresa con tu planeación estratégica, contáctanos, será un gusto atenderte!

PROCEM planeación estrategica